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ユーザー エクスペリエンスを向上させる Microsoft Outlook のヒントとコツはありますか?

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ユーザー エクスペリエンスを向上させる Microsoft Outlook のヒントとコツはありますか?

私は Microsoft Outlook のヘビー ユーザーの 1 人で、現在は 2007 バージョンを使用しています。このツールが重く、問題を引き起こす可能性があることは周知の事実です。スーパー ユーザーの皆さんは、使用感を改善するためにどのような提案をしてくれるのでしょうか。

私自身の提案をいくつか挙げます。

  1. 常にキャッシュ モードで作業します (ツール > アカウント設定 > 変更 > Exchange キャッシュ モードを使用する)
  2. Outlookのローカルアーカイブ機能を使用する
  3. OutlookのRSSリーダーを使用する - シンプルでオフラインでもフィードにアクセスできます
  4. 雑誌やブログなどの電子メールを購読している場合は、それらを保存するためのサブディレクトリを作成し、メールが届いたときに自動的にそこに移動するルールを作成します (送信者の電子メールに基づいて、購読ごとに 1 つのルール)。

Exchange Server の構成を必要とする提案を共有し、それを IT マネージャーに伝えることができます。

あなたの提案は何ですか？

追記: 「Gmail を使用する」は受け入れられる回答ではありません。使用する電子メール システムを制御できない人もいます...

答え1

私はメールの送信を遅らせています。メールの送信を指定した分数だけ遅らせる新しいルールを作成するだけです。

答え2

私は受信トレイをゼロにするルールを持っています。メールを読んだら、それを別のフォルダーに移動して、受信トレイにあるものはすべて新しいか、またはアクション可能なものにします。アクション可能な場合は、通常、アクションを実行してメールをすぐに保存し、受信トレイをできるだけ空のままにします。

これが私の基本マクロです。メッセージペインまたは現在開いているメッセージで選択したメッセージを「個人用フォルダのアーカイブ」PST ファイルの「受信トレイ」フォルダに移動します。PST ファイル名とフォルダが異なる場合は、変更する必要があります。私はメインの Outlook ツールバーとメッセージ閲覧ウィンドウ ツールバーにマクロ ボタンを作成します。マクロに署名する同じように。

Sub MoveSelectedMessagesToArchiveInbox()
    On Error Resume Next
    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objNS.Folders("Archive Personal Folders").Folders("Inbox")

    'Assume this is a mail folder
    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    Select Case TypeName(Outlook.Application.ActiveWindow)
        Case "Explorer"
            If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
                'Require that this procedure be called only when a message is selected
                Exit Sub
            End If

            For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
            Next
        Case "Inspector"
            Set objItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
        Case Else
            ' Do Nothing
    End Select

    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing
End Sub

答え3

Outlook のシステム トレイ アイコンを右クリックし、[最小化時に非表示] を選択します。タスク バー上の他のアプリのためのスペースが増えるのはいつでも歓迎です :)

答え4

複数の Outlook ウィンドウ (たとえば、メール用とタスクまたはカレンダー用) を開いて、それらを同時に操作できる機能が気に入っています。ナビゲーション ウィンドウの項目を右クリックします。

Outlook ナビゲーション ウィンドウ

「新しいウィンドウで開く」を選択します。これにはキーボード ショートカットがあると確信していましたが、筋肉の記憶から操作できず、Web 上や公式の完全なキーボード ショートカット リストでも見つかりません。

あるいは、1 つのウィンドウのまま、キーボード ショートカットを使用してカレンダー、連絡先、電子メールなど間を移動します。

ctrl+1 メールに切り替えます。ctrl
+2 カレンダーに切り替えます。ctrl
+3 連絡先に切り替えます。ctrl
+4 タスクに切り替えます。ctrl
+5 メモに切り替えます。ctrl
+6 ナビゲーション ウィンドウのフォルダー リストに切り替えます。ctrl
+7 ショートカットに切り替えます。

もっと一般的に言えば、私が最も頻繁に使用する操作のキーボードショートカットをいくつか覚えておくと非常に便利だとわかりました。Outlook で多くの時間を費やすので、1 日または 1 週間で合計するとかなりの時間を節約できます。非常に完全なリストです。ここ

そしてまたここ

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