休暇中のスタッフにはメールが自動的に転送されますが、その過程で、元の送信者のメール アドレスがメッセージから削除されます。元のメールは、Office 365 経由で Outlook の受信トレイに転送されます。
Office 365 経由で Outlook に、自動転送の一部として添付ファイルとして転送して元の電子メール アドレスを表示する設定が見つかりません。これは、私たちの業務慣行では不可欠です。送信者のアドレスを表示する方法はありますか?
ご協力いただければ幸いです。
答え1
「転送」の代わりに「添付ファイルとして転送」を使用してください。これにより、元の送信者のメールが常に添付ファイルに表示されるようになります。「ルールとアラート」セクションからルールを設定する場合、これはオプションになります。そもそもメールの送信先を確認する必要がない場合は、代わりに「リダイレクト」することができます。これにより、送信者のメール アドレスに関する情報も保持されます。
「不在時」セクションは不在時の自動返信に使用できますが、私の経験では、ご質問のようなルールは MS Outlook の「ルールと通知」セクションで作成するのが最適です。
また、受信者が休暇中にルールが実行されることを確認するために、サーバー側で実行可能な条件のみをルールに指定してください。Outlook の実行時にコンピューター上でローカルでのみ実行可能な条件を指定した場合、コンピューターがオンラインで Outlook が実行されていないと、ルール全体は実行されません。Outlook は、ルールを保存しようとすると、この情報をルールに追加して、指定した条件がローカルでのみ実行可能であるかどうかを示します。
追加の注意: すべてのメールを例外なく転送するルールは、常に (現在、2022 年 8 月) 最高の優先度で実行されるようです。これに例外を設定したい場合、つまり、転送しないメールを定義したい場合は、「すべてのメールを転送」ルール自体に少なくとも 1 つの例外を指定する必要があります。別のルールを追加して、より高い優先度を割り当てようとするだけです (例:[メールアドレス]ゴミ箱に入れられ、それ以上のルールは実行されない）は、グローバル「すべて転送」ルールによるメールの転送を阻止しません。[メールアドレス]のようです。「すべて転送」ルールに例外が含まれると、追加の例外とルールを作成してより高い優先順位を与えることができ、期待どおりに実行されるはずです。
最後のアドバイス: ルールに頼る前に、ルールが期待どおりに機能することを常に確認してください。