答え1
役割アドレスの主な理由は、人々が転職することです。
メール サーバーのエイリアスを変更して、reception@ または sales@ が新しいスタッフ メンバーまたはチームのメーリング リストを指すようにする方が、そのアドレスを受信したすべてのクライアントに連絡してアドレス帳の変更を依頼するよりもはるかに簡単です。
わかりやすくするために追加:
ビジネスの観点から見ると、クライアントは、いつでも誰かに連絡してサポートを受けられること、また必要に応じてクライアント/アカウント管理や上位レベルのサポート/販売を担当する特定のスタッフにアクセスできることを望みます。
この目標を達成するには、両方の手法を使用することをお勧めします。スタッフは個人用/名前付きアカウントを持ち、部門、役割、または支店の別名またはメーリング/配布リストのメンバーである必要があります。どのような区分でも意味があります。
どのアドレスが配布または使用されるかは、予想されるフォローアップ/個人的な連絡/必要な履歴知識、スタッフの離職率、およびクライアントのリクエストがどの程度「一般的」であるか（例：パスワードのリセットはヘルプデスクのスタッフであれば誰でも実行できます）に関するビジネス上の決定になります。
最前線で顧客と直接対面する役割、離職率の高い部門、またはどのスタッフでもリクエストに対応できる部門の場合、クライアントにその部門のエイリアス (support@、sales@、reception@) を提供できます。これにより、その部門の誰かがクライアントのメールを受信し、対応できるようになります。スタッフが退職したり、役割が変わったりした場合は、エイリアスまたはメーリング リストの登録を変更するだけで済みます。
個人的な連絡や過去の知識が重視される役割や、特定のスタッフのみが業務を遂行できる役割の場合は、指定アカウントを使用して連絡を取ることができます。スタッフが退職したり休暇を取ったりしても、クライアントが取り残されることがないよう、エイリアス アドレスもクライアントに提供することをお勧めします。
答え2
それは間違いなく状況によります。名前付きアカウントは、人々がその人とコミュニケーションを取りたいときに使うべきです。具体的には（例：「このファイルをアカウントのジョンに送信」）一方、ロールアカウントは、誰が現在その仕事を行っている人は、あなたのメッセージを受け取るだけです（例：「訪問者を待っていることを受付に知らせてください」）。
個人アカウントを持ち、役割アカウントの責任者またはアクセス権を持つ人もいるかもしれません。たとえば、ヘルプデスクの担当者の場合、顧客は最初に「helpdesk@....」にメールを送信し、その後「ann.other@...」から返信を受け取ることがあります。これは私の会社で採用している方法で、非常にうまく機能しています。
答え3
私は通常、役割名で配布グループを作成し、関係者をグループに入れます。関係者が 1 人だけの場合はとにかくそうします。そのため、1 人につき 1 つの電子メール アドレス、役割につき少なくとも 1 つの電子メール アドレスが常に存在します。
答え4
電子メール エイリアスが開発されたのには理由があります。エイリアスを使用すると、役割が変わるときに作業がはるかに簡単になります。
特定の役割用ですか? 例: 「受付」、「連絡先」、「ヘルプデスク」、「管理者」??
RFC 2142どのドメインでも期待できる電子メール アドレスのリストを提供します。