ドキュメント管理ソリューションの推奨

Question

ソフトウェア ベンダーから、彼らが作成したカスタム ドキュメント管理システムは開発が終了しており、今後サポートされないことが通知されました。そのため、新しいドキュメント管理システムを検討しています。要件:

1. 複数の入力ベクトル、電子メール、ファックス、スキャン、元のアプリケーションからドキュメントを受け取ります
2. データを編集または隠蔽する機能。顧客がクレジットカード情報を含む注文を FAX 送信する場合、注文記録に注文書の画像を添付する必要がありますが、クレジットカード情報は保護する必要があります。納税者番号についても同様です。編集されたデータは特定のユーザーには表示できるようにする必要がありますが、アクセスはログに記録する必要があります。
3. ドキュメントのバージョン管理。製品開発とマーケティング部門がパッケージ デザインなどのドキュメントのさまざまなバージョンを追跡できるようにし、ユーザーが承認済みの最新バージョンを確実に使用できるようにしたいと考えています。
4. AD 統合により、ユーザーは別のパスワードを必要としません。
5. 他のアプリに統合する機能。現在のシステムでは、注文入力システムでファンクション キーが提供されており、ビューアー アプリケーションを起動して適切なドキュメントを開くことができます。
6. 大量インポート機能。古いシステムには、インポートしたい 0.5 テラバイトの既存ドキュメントがあります。
7. 保持ポリシー。特定の種類のドキュメントが特定の期間に達すると削除されるか、少なくとも手動で削除するようにマークされるように、システムを企業の保持ポリシーに準拠させる方法が必要です。

弊社は Windows Server と HP-UX のショップです。

ドキュメント管理システムに関する経験をお持ちで、それを共有したい方はいらっしゃいますか?

ありがとう。

Answer 1

必要な機能をすべて提供する、サービスとしてのソフトウェア (SaaS) のオンライン ドキュメント管理プラットフォームの使用を検討したことがありますか? SaaS ソリューションを使用すると、サーバー、ソフトウェア、ストレージを購入する必要がなくなり、バックアップ、パッチ、アップグレードを行う必要もありません。これらは、保証されたサービス レベル契約でベンダーによって提供されます。

さらに、サブスクリプションの支払いオプションにより、顧客はすぐに投資回収できるソリューションを手頃な価格で利用できます。サインアップして数時間以内に稼働させることができます。ベンダーはサブスクリプションに依存しているため、顧客サービスは常に期待を上回る必要があります。このタイプのソリューションにご興味がある場合は、www.docuvantage.com にアクセスしてください。

よろしくお願いいたします。

Answer 2

Alfresco をお勧めします。これは無料のオープンソース ソフトウェアであり、必要に応じてエンタープライズ サポートも利用できます。

1. 複数の入力ベクトル、電子メール、ファックス、スキャン、元のアプリケーションからドキュメントを受け取ります

OK。電子メール、CIFS など、多くの入力インターフェースがあります。

2. データを編集または隠蔽する機能。顧客がクレジットカード情報を含む注文を FAX で送信する場合、注文記録に注文書の画像を添付する必要がありますが、クレジットカード情報は保護する必要があります。納税者番号についても同様です。編集されたデータは特定のユーザーに表示できるようにする必要があります。

画像を操作するということですか? これには少しカスタム開発が必要になります。Alfresco では、スクリプトの作成や、ImageMagick などのさまざまなトランスフォーマーを使用した複雑な操作が可能なため、それほど難しくないと思います。

アクセスはログに記録される必要があります。

OK。監査が利用できるので、誰が何にアクセスしたかを確認できます。

3. ドキュメントのバージョン管理。製品開発とマーケティング部門がパッケージ デザインなどのドキュメントのさまざまなバージョンを追跡できるようにし、ユーザーが承認済みの最新バージョンを確実に使用できるようにしたいと考えています。

OK。Alfresco には完全なバージョン管理機能があります。デフォルトでは有効になっていませんが、有効にすることができます。

4. AD 統合により、ユーザーは別のパスワードを必要としません。

OK。LDAP プロトコルを使用して AD から同期します。

5. 他のアプリに統合する機能。現在のシステムでは、注文入力システムでファンクション キーが提供されており、ビューアー アプリケーションを起動して適切なドキュメントを開くことができます。

OK。Alfresco は、JCR や CMIS などの多くの統合 API を実装しています。

6. 大量インポート機能。古いシステムには、インポートしたい 0.5 テラバイトの既存ドキュメントがあります。

わかりました。ユーザーは Windows エクスプローラーを使用して、Windows 共有にドキュメントをドロップできます。これは、テラバイト単位のデータをインポートする一般的な方法です。

7. 保持ポリシー。特定の種類のドキュメントが一定の期間に達すると削除されるか、少なくとも手動で削除するようにマークされるように、システムを企業の保持ポリシーに準拠させる方法が必要です。

Alfresco のレコード管理モジュールには、保持ポリシーの概念があります。これも無料のオープンソースです。