私の質問のタイトルは少し奇妙に聞こえるかもしれませんが、Exchange 2010 または 2007、あるいは Exchange と連携して動作する任意のプログラムに、この構造を作成する機能があるかどうか疑問に思っていました。
- ユーザーは、通常のメールボックスを接続し、Outlook 2003/2007/2010 のユーザーと同じようにそれらを使用します。
- 管理者の要求により、追加のメールボックス (古い Exchange 2003 から) が接続されていても非表示になっているユーザー。たとえば、管理者は、接続されていないかのように簡単に無効にして、ユーザーや他のすべてのユーザーから非表示にすることができます。このようなメールボックスを、100 個のメールボックスに対して手動作業ではなく、簡単な手順でシステムから簡単に削除 (たとえば、外付けドライブから) できれば便利です。
- メールを外部ストレージ (ローカル .pst ファイルなど) にコピー/移動できないユーザーですか?
これについて何か提案はありますか? パブリック フォルダーを使用することを考えていましたが、これはやりすぎで、この目的には適していないようです。また、なぜこのタイプのセキュリティが必要なのかは聞かないでください (これは私が要求したものではありません)。
編集：
完全なコンテキスト。現在、2 年以上使用している Exchange 2003 があります。現在、メールボックスあたり 2 GB の制限があります。管理者は、部署間で共有することが許可されていない内容について、一部の人が社内メール (内部メール) でやり取りしているのではないかと心配しています。100 を超えるメールボックスを調べて、そのようなやり取りがあったかどうかを確認し、それらのメールを削除するつもりはないので、管理者は、各メールボックスで 2010 年 3 月 31 日以前のすべてのメール (基本的に最後の 3 か月分だけを残す) を削除する方法 (DVD の最初のアーカイブ) を見つけるように求めています。クリーンなスタートです。
それを行った後、アーカイブされたメールボックスをユーザーに引き渡して、必要なときに使用できるようにし、メールがサーバー上に残らないようにするように言われます。これでは、十分なスペースのある優れた Exchange サーバーを用意し、ユーザーが履歴を操作できるようにする (私は常に履歴メールを使用します) という私の考えが台無しになります。
管理の考え方としては、アーカイブされた電子メールを引き渡すと、ほとんどの人がたまにしか使用しないか、まったく使用しなくなり、追跡が難しくなるということですが、この解決策がいつか失敗するだろうことはわかっています。
したがって、これらの電子メールをアーカイブし、各ユーザーごとに何らかの 2 番目のメールボックスとして接続し、必要に応じてオンとオフを切り替えることができる方法が好ましいです。
Exchange 2003 を搭載した SBS 2003 から Exchange 2010 にアップグレードしたいのですが、実際にそれを実行するために経営陣を説得できるものが必要です。内部 Exchange 2010 機能である必要はありませんが、何らかのアドオンなどが必要になるかもしれません。GFI Mail archiver を確認しましたが、その機能があるかどうかはわかりません。
答え1
3か月以上経過した時点で一度だけカットオフする場合は、マージする3 か月以上前のメールをすべて取得し、各ユーザーの PST にダンプします。その後、これらの PST をバックアップし、ネットワーク共有でユーザーが利用できるようにするか (ユーザーが PST を開く権限を必要に応じて追加または削除できます)、ユーザーにコピーを渡してローカル マシンにロードさせます (より高速でネットワーク スペースの要件は少なくなりますが、ユーザーがいつ PST にアクセスできるかどうかは制御できません)。
ユーザーのメール ファイルを 3 か月間一定に保持したい場合は、MailMarshal などのソリューション、または外部的には Postini や Messagelabs のメール アーカイブ機能などを検討してください。これを、3 か月以上経過したファイルをすべてのユーザーのメールボックスから削除する電子メール ポリシーと組み合わせることができます。
上記のオプションをすべて設定すると、読み取り専用ユーザーはアーカイブを操作できますが、古いメールを削除/変更することはできません。
答え2
実際に物理的に削除する必要がありますか? アドレス帳に表示されないことは許容されますか? 「Exchange アドレス一覧に表示しない」設定があります。これは、ユーザー プロパティの「Exchange 詳細設定」タブにあります。管理者の判断で切り替えることができます。すべての Outlook と同期するには少し時間がかかります。
セキュリティ上の理由でこれを行っているようですが、それが許容されるかどうかはわかりません。しかし、ユーザーがメールボックスを見つけられなければ、メールボックスの存在を知ることはできません。隠蔽によるセキュリティ...