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Tipps und Tricks für Microsoft Outlook zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit?

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Tipps und Tricks für Microsoft Outlook zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit?

Ich bin einer dieser intensiven Microsoft Outlook-Benutzer und arbeite derzeit mit der Version 2007. Gott weiß, dieses Tool ist schwer und kann Probleme verursachen. Ich habe mich gefragt, was die Super User-Gemeinde vorschlägt, um das Nutzungserlebnis zu verbessern.

Einige meiner eigenen Vorschläge:

  1. Immer im Cache-Modus arbeiten (Extras-->Kontoeinstellungen-->Ändern-->Cache-Exchange-Modus verwenden)
  2. Nutzen Sie die lokalen Archivierungsfunktionen von Outlook
  3. Verwenden Sie den RSS-Reader von Outlook - er ist einfach und ermöglicht den Offline-Zugriff auf Ihre Feeds
  4. Wenn Sie E-Mail-Abonnements für Zeitschriften, Blogs usw. haben, erstellen Sie ein Unterverzeichnis, um diese aufzubewahren, und eine Regel, um sie automatisch dorthin zu verschieben, wenn sie eintreffen (eine Regel pro Abonnement, basierend auf der E-Mail des Absenders).

Sie können auch Vorschläge weitergeben, die eine Konfiguration des Exchange-Servers erfordern, damit diejenigen von uns, die sie umsetzen können, sie ihren IT-Managern vorlegen können.

Was sind Ihre Vorschläge?

PS: „Gmail verwenden“ ist keine akzeptierte Antwort, einige von uns haben keine Kontrolle darüber, welches E-Mail-System wir verwenden …

Antwort1

Ich verwende die zeitversetzte Zustellung meiner Mails. Dazu erstellt man einfach eine neue Regel, die den Versand der Mails um eine bestimmte Anzahl von Minuten verzögert.

Antwort2

Ich habe eine Null-Posteingangsregel. Wenn ich E-Mails lese, verschiebe ich sie in einen anderen Ordner, damit alles im Posteingang neu und/oder handlungsrelevant ist. Wenn es handlungsrelevant ist, führe ich die Aktion normalerweise aus und lege die E-Mail schnell ab, um meinen Posteingang so leer wie möglich zu halten.

Hier ist mein Basismakro. Es verschiebt ausgewählte Nachrichten in einem Nachrichtenbereich oder eine aktuell geöffnete Nachricht in den Ordner „Posteingang“ der PST-Datei „Persönliche Ordner archivieren“. Sie müssen den Namen und den Ordner der PST-Datei ändern, wenn Ihre anders sind. Ich erstelle Makroschaltflächen in der Hauptsymbolleiste von Outlook und in der Symbolleiste des Fensters „Nachrichten lesen“. Am besten ist es, wenn SieUnterzeichnen Sie Ihre Makrossowie.

Sub MoveSelectedMessagesToArchiveInbox()
    On Error Resume Next
    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objNS.Folders("Archive Personal Folders").Folders("Inbox")

    'Assume this is a mail folder
    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    Select Case TypeName(Outlook.Application.ActiveWindow)
        Case "Explorer"
            If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
                'Require that this procedure be called only when a message is selected
                Exit Sub
            End If

            For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
            Next
        Case "Inspector"
            Set objItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
        Case Else
            ' Do Nothing
    End Select

    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing
End Sub

Antwort3

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Taskleistensymbol von Outlook und wählen Sie „Bei Minimierung ausblenden“. Mehr Platz für andere Apps in der Taskleiste ist immer willkommen :)

Antwort4

Ich mag die Möglichkeit, mehr als ein Outlook-Fenster zu öffnen, zum Beispiel eines für E-Mails, eines für Aufgaben oder Kalender, wenn ich an diesen gleichzeitig arbeite. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Element im Navigationsbereich:

Outlook-Navigationsbereich

Wählen Sie „In neuem Fenster öffnen“. Ich war überzeugt, dass es dafür eine Tastenkombination gibt, aber ich kann sie nicht aus dem Gedächtnis heraus aufrufen oder sie im Internet oder in der offiziellen vollständigen Liste der Tastenkombinationen finden!

Alternativ können Sie bei einem Fenster bleiben, aber Tastaturkürzel verwenden, um zwischen Kalender, Kontakten, E-Mails usw. zu wechseln:

Strg+1 Zu E-Mail wechseln.
Strg+2 Zu Kalender wechseln.
Strg+3 Zu Kontakten wechseln.
Strg+4 Zu Aufgaben wechseln.
Strg+5 Zu Notizen wechseln.
Strg+6 Zur Ordnerliste im Navigationsbereich wechseln.
Strg+7 Zu Verknüpfungen wechseln.

Generell habe ich festgestellt, dass es sehr nützlich ist, einige der Tastaturkürzel für die Operationen zu lernen, die ich am häufigsten verwende. Das spart auf einen Tag oder eine Woche hochgerechnet eine Menge Zeit, da ich viel Zeit in Outlook verbringe. Sehr vollständige ListeHier

und auchHier

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