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Outlook 2007/2010-Kalender: Besprechungen in bestimmten Kategorien ausblenden

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Outlook 2007/2010-Kalender: Besprechungen in bestimmten Kategorien ausblenden

Frage

Gibt es in Outlook 2007/2010 eine einfache Möglichkeit, Besprechungen in einer bestimmten Kategorie anzuzeigen/auszublenden? Vorzugsweise nur für eine bestimmte Ansicht (in diesem Fall die Monatsansicht).

Hinweis: Ich war fast fertig mit dem Schreiben dieser Frage und habe nur noch eine weitere „Was ich versucht habe“-Option hinzugefügt, als ich eine akzeptable (wenn auch unvollkommene) Lösung fand.dieser SE-BlogbeitragIch dachte, ich könnte es doch genauso gut posten und selbst beantworten. Und wer weiß, vielleicht hat jemand anders eine elegantere Lösung.

DerGrundfür mich persönlich ist, dass ich die „kleinen, wiederkehrenden Meetings“ wie unser tägliches Stand-up-Meeting in der Monatsansicht ausblenden möchte. Ich würde eine Outlook-Funktion bevorzugen, die dafür gedacht ist (dafür muss es doch eine geben, oder?), aber ich bin auch für Workarounds oder Plugin-Vorschläge offen.

Ich hatte erwartet, irgendwo eine Liste von Kategorien zu finden (mit der zusätzlichen Option „Keine Kategorie“), in der man auswählen bzw. abwählen konnte, aus welchen Kategorien die Meetings angezeigt werden sollten. So etwas wie dieses Modell:

Outlook-Modell für Showkategorien

Was ich versucht habe

  1. Bearbeiten Sie die „Ansichtseinstellungen“ und verwenden Sie einen „Filter...“ für Kategorien. Dies hat mehrere Nachteile, der größte ist, dass der Filter mir nur erlaubt, auszuwählen, was ich möchtezeigen, aber nicht das, was ich willverstecken. Selbst wenn ich beim Filter alle Kategorien außer einer ankreuze, werden trotzdem alle nicht kategorisierten Meetings ausgeblendet.
  2. Ähnlich wie 1, aber dann mit erweiterten Filtern. Immer noch etwas umständlich, da das Ändern der Ansichten bis zu drei Klicks dauern kann, aber dies ist bisher die beste Lösung (siehe die entsprechende Antwort unten).
  3. Erstellen eines Unterkalenders für diese „kleinen“ Meetings, die ich ausblenden möchte. Das fühlte sich etwas umständlich und übertrieben an, bot aber eine einfache „Auswählen/Abwählen“-Option zum Anzeigen/Ausblenden dieser Meetings.
  4. Suchen Sie nach Plug-Ins, die dies tun. Konnte (noch) keines finden.

Antwort1

Wie oben versprochen, hier meine aktuelle Antwort auf diese Frage. Die Anweisungen beziehen sich speziell auf Outlook 2007, aber geringfügige Abweichungen sollten auch für 2010 und 2013 funktionieren.

  1. Klicken Sie im Menüband „Ansicht“ auf „Ansichtseinstellungen“.
  2. Klicken Sie auf die Option „Filtern...“
  3. Wählen Sie die Registerkarte "Erweitert"
  4. Fügen Sie eine Regel für das Feld „Häufig verwendete Felder“ > „Kategorien“ hinzu.
  5. Geben Sie die Bedingung "enthält nicht" ein.
  6. Geben Sie unter Wert den genauen Kategorienamen ein
  7. Klicken Sie auf "OK", um die Dialoge zu schließen
  8. Öffnen Sie im Menüband „Ansicht“ die Option „Ansicht ändern“ und wählen Sie „Aktuelle Ansicht als neue Ansicht speichern …“

Voila, nun hast du eine Ansicht gespeichert, die Termine aus bestimmten Kategorien filtert. Wenn du zwischen der abgespeckten Ansicht und der vollständigen Kalenderansicht wechseln möchtest, kannst du die Schaltfläche „Ansicht ändern“ im Menüband „Ansicht“ verwenden.

Antwort2

Ich habe ursprünglich die hier vorgeschlagene erweiterte Filterung verwendet, aber festgestellt, dass sie trotzdem noch angezeigt werden und die Aufgabenleiste neben den E-Mails überladen, da dort keine Filteroption vorhanden ist.

Dann stieß ich aufdiese Antwortmit der sehr einfachen „Oh, warum bin ich nicht darauf gekommen!“-Lösung, einen weiteren Kalender zu erstellen. Jetzt habe ich meine wiederkehrenden Besprechungen und Erinnerungen getrennt, sodass ich die wichtigen nicht verpasse.

Antwort3

Ich habe die obige Antwort mit den notwendigen Änderungen bearbeitet, damit sie funktioniert.

  1. Klicken Sie im Menüband „Ansicht“ auf „Ansichtseinstellungen“.
  2. Klicken Sie auf die Option „Filtern...“
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weitere Auswahlmöglichkeiten“
  4. Aktivieren Sie alle Kategorien außer der, die Sie ausschließen möchten.
  5. Wechseln Sie zur Registerkarte SQL.
  6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Diese Kriterien direkt bearbeiten. Alle anderen Registerkarten sind dann nicht verfügbar.“.
  7. Fügen Sie der Liste eine weitere Kategorie HOLIDAYmit denselben Kriterien hinzu.

  8. Fügen Sie am Ende noch einen weiteren Teil der SQL-Syntax hinzu:

    OR ("urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" like '%%')

    Dadurch können nicht kategorisierte Kalenderelemente angezeigt werden.

  9. Öffnen Sie im Menüband „Ansicht“ den Menüpunkt „Ansicht ändern“ und wählen Sie „Aktuelle Ansicht als neue Ansicht speichern...“. Nun haben Sie eine Ansicht gespeichert, die Besprechungen aus bestimmten Kategorien herausfiltert. Wenn Sie zwischen der abgespeckten Ansicht und der vollständigen Kalenderansicht wechseln möchten, können Sie die Schaltfläche „Ansicht ändern“ im Menüband „Ansicht“ verwenden.

SQL-Syntaxbeispiel:

"urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'A - Important and Immediate' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'B - Important and Not Immediate' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'C - Not Important and Due Soon' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'D - Uncategorized' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'I - Informational' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'P - Pending Requests' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'Personal' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'Z - Business' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'Z - Important' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'HOLIDAY' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" like '%%'

Antwort4

Ich habe Ihren ursprünglichen Ansatz verwendet (vielen Dank!), wollte jedoch verhindern, dass die kleinen, wiederkehrenden Termine, die ich mir selbst festlege, in meinem Kalender angezeigt werden.

Als Erstes habe ich meine kleinen, wiederkehrenden Termine für mich selbst als NIEDRIG wichtig eingestuft.

Dann weitere Änderungen bei Ihrer Nummer 3..

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte "Erweitert"
  2. Klicken Sie unter „Weitere Kriterien definieren“ auf das Pulldown-Menü „Feld“.
  3. Klicken Sie auf „Alle Terminfelder“ und wählen Sie „Wichtigkeit“
  4. Setzen Sie „Bedingung“ auf „ungleich“ und wählen Sie dann „Wert“ auf „niedrig“

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