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PST-Outlook-Dateien effizient sichern?

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PST-Outlook-Dateien effizient sichern?

Hintergrund:

Wir verwenden Microsoft Office Outlook 2010, das über POP3 mit einem Gmail-Konto verbunden ist.

In einer Unternehmensumgebung erhöht sich die E-Mail-Größe täglich. Bei mir auf der Arbeit haben manche Leute ein Outlook mit 40 GB!

Unabhängig vom Programm zur Sicherung (GIT, BUP, Bacula usw.) muss die Datei bei einer Änderung einer Binärdatei erneut vollständig kopiert werden.

Outlook verfügt über eine Funktion zum „Archivieren“ von Nachrichten. Sie kann so konfiguriert werden, dass sie alle x Tage ausgeführt wird und Nachrichten archiviert, die älter als ein bestimmter Zeitpunkt sind. Diese Archivierungsfunktion hilft dabei, dass die Größe der Haupt-PST klein sein kann, aber wenn die Archivierung ausgeführt wird, ändert sich die zugehörige PST (archive.pst) und die Größe der Haupt-PST wird in eine archive.pst übersetzt. Das Problem besteht weiterhin.

Wie konfiguriere ich Outlook so, dass es in mehrere PST-Dateien aufgeteilt wird und Änderungen für optimale Sicherungen in kleinen PST-Dateien gespeichert werden?

Als Beispiel zur Implementierung des Protokollstils des Apache HTTPD-Servers in Outlook: access_log access_log.1 access_log.2 access_log.3 access_log.4

Antwort1

Zusätzlich zur „üblichen“ automatischen Archivierung, die E-Mails vom Exchange-Server oder aus dem Hauptposteingang entfernt, aber nur in eine einzelne Archivdatei speichert, erstelle ich manuelle Archive (Datei > Archivieren) pro Datum, z. B. eine PST pro Trimester. Diese ändern sich dann überhaupt nicht, und ich kann sogar das Öffnen älterer PSTs vermeiden, wenn sie nicht benötigt werden. Sie können hierfür wahrscheinlich ein Makro schreiben, da es in Outlook 2007 oder 2010 keine integrierte Funktion dafür gibt.

Sehendieser Microsoft-Supportartikel(dasselbe gilt für Outlook 2010):

Outlook verfügt nicht über eine integrierte Funktion zum Aufteilen einer PST-Datei in mehrere PST-Dateien. Daher müssen Sie einen der folgenden Schritte ausführen, um eine große PST-Datei aufzuteilen:

  1. Verwenden Sie dieArchivFunktion zum Verschieben von Elementen in eine neue PST-Datei
    • Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor: Wählen Sie in Outlook Ihre PST-Datei im Navigationsbereich aus. Klicken Sie aufDateiMenü, wenn Sie 2007 verwenden, klicken Sie aufArchiv; wenn Sie 2010 verwenden, klicken Sie aufBereinigungstools, DannArchiv.... ImArchivKlicken Sie im Dialogfeld auf , um dasArchivieren Sie diesen Ordner und alle UnterordnerKontrollkästchen und klicken Sie dann auf einen Ordner in der Liste.Archivieren Sie Elemente, die älter sind alsKlicken Sie im Dropdown-Feld auf ein Datum. Klicken Sie aufDurchsuche, geben Sie einen Pfad und einen Dateinamen für die neue PST-Datei an, und klicken Sie dann aufOK.

      NotizDie neue PST-Datei wird angezeigt imMail-OrdnerListe als ArchivordnerWenn Sie den Anzeigenamen für diese PST-Datei ändern möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus: Klicken Sie mit der rechten MaustasteArchivordnerund dann auf Eigenschaften. ImEigenschaften von ArchivordnernKlicken Sie im Dialogfeld Fortschrittlich. ImPersönliche OrdnerGeben Sie den neuen Anzeigenamen in das FeldNameKlicken Sie aufOKzweimal, um zu Outlook zurückzukehren.

  2. Verwenden Sie dieIn den Ordner verschiebenFunktion zum Verschieben von Elementen in eine neue PST-Datei.
    • Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:DateiMenü, zeigen Sie aufNeuund dann auf Outlook-Datendatei. ImNeue Outlook-DatendateiKlicken Sie im Dialogfeld Persönliche Ordnerdatei für Office Outlook(.pst), und klicken Sie dann aufOK. Geben Sie einen Pfad und einen Dateinamen für die neue PST-Datei an.Erstellen Sie persönliche Microsoft-OrdnerGeben Sie im Dialogfeld den Anzeigenamen der PST-Datei im FeldNameFeld. Dies ist der Name, der von Outlook imMail-OrdnerListe. Klicken Sie in dem Ordner, der die Elemente enthält, die Sie in eine neue PST-Datei verschieben möchten, auf ein oder mehrere Elemente, die verschoben werden sollen. Klicken Sie auf derBearbeitenaufIn den Ordner verschieben. ImElemente verschiebenKlicken Sie im DialogfeldNeu. ImNeuen Ordner erstellenGeben Sie im Dialogfeld einen Namen für den neuen Ordner in dasNameUnterWählen Sie aus, wo der Ordner abgelegt werden soll, klicken Sie auf die neue PST-Datei und dann aufOK. ImElemente verschiebenStellen Sie im Dialogfeld sicher, dass der neue Ordner in der neuen PST-Datei ausgewählt ist, und klicken Sie dann aufOK.

Antwort2

Ich empfehle Ihnen, eine Sicherungskopie Ihrer E-Mail-Nachrichten im Maildir-Format zu erstellen (eine einzelne Datei für jede Nachricht).

Warum einzelne Dateien:

  • Sie lassen sich einfach verschieben, kopieren und synchronisieren.
  • Sie müssen nur neue Nachrichten sichern.
  • Die Wahrscheinlichkeit, dass die Dateien beschädigt werden, ist im Gegensatz zur Speicherung in einer großen monolithischen Datei (mbox, pst, db, dbx) minimal.
  • Sie können sie nur mit dem Windows Explorer verwalten

Nachrichtenextraktkönnen Nachrichten aus Outlook exportieren und als einzelne Dateien mit optionaler ZIP-Komprimierung speichern. Bei Bedarf können Sie die gespeicherten Dateien wieder nach Outlook oder in einen anderen E-Mail-Client exportieren.

http://www.maildev.com/msgextract/

(Haftungsausschluss: ich bin der Autor von MsgExtract)

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