Über die LOOKUP-Formel freigegebene Excel-Dateiinformationen

Question

In Excel habe ich eine Vlookup-Funktion für ein freigegebenes Laufwerk, auf das nur 3 Personen Zugriff haben. Aber auch andere Personen, die keinen Zugriff auf das freigegebene Laufwerk haben, können auf diese Daten zugreifen.

Zum Beispiel:

Ich gebe die ID ein und sehe den Namen und andere vertrauliche Informationen. Der Name und andere vertrauliche Informationen stammen aus einer Datei, die in einem freigegebenen Laufwerk gespeichert ist und nur von drei (3) Benutzern gelesen werden kann.
Wenn ich diese Datei jedoch an jemanden weiterleite, der keinen Zugriff auf dieses freigegebene Laufwerk hat, kann dieser die ID eingeben und die vertraulichen Informationen abrufen.

Ich möchte verhindern, dass dies passiert. Was könnte falsch sein?

Answer 1

Ich werde eine Antwort für Excel 2010 geben, da Sie keine Version angegeben haben, aber ein ähnlicher Vorgang ist in allen Versionen von 2003 bis 2013 ähnlich, obwohl die Dinge, auf die Sie tatsächlich klicken, an unterschiedlichen Stellen sein können.

Hier die kurze Antwort: Verwenden Sie eine Abfrage, um alle Daten aus der privaten Datei abzurufen, und richten Sie sie so ein, dass die Daten nicht gespeichert werden und jedes Mal eine erneute Abfrage durchgeführt werden muss.

So ist der Ablauf:

1. Erstellen Sie in Ihrer öffentlichen Datei ein neues Arbeitsblatt
2. Klicken Sie im Menüband Daten auf das From Other SourcesDropdown-Menü ganz links und dann aufFrom Microsoft Query
3. Sie werden aufgefordert, eine Datenquelle auszuwählen. Wählen Sie diese aus Excel Filesund klicken Sie auf OK.
4. Navigieren Sie zu der privaten Datei, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf „OK“. (Ja, MSQuery verwendet ein furchtbar altes Dialogfeld, daher kann es etwas umständlich sein, nach Ihrer Datei zu suchen.)
5. Wählen Sie das Arbeitsblatt aus, das die Daten enthält, die Sie importieren möchten (wenn es mehr als ein Arbeitsblatt ist, wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes einzelne)
6. Schließen Sie die Abfrageeinrichtung ab und geben Sie die Daten an MS Excel zurück (meistens müssen Sie dazu nur auf „Weiter“ und „OK“ klicken).
7. In Ihrer freigegebenen Datei sollte eine Datentabelle vorhanden sein, die alle Daten aus dem Blatt enthält, das Sie in der privaten Datei ausgewählt haben.
8. Klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo in die Tabelle und klicken Sie auf Tableund dannExternal Data Properties
9. Klicken Sie auf das Symbol rechts neben dem NameFeld im Dialogfeld (sieht aus wie eine Hand, die ein Blatt Papier hält), um dasConnection Properties
10. Aktivieren Sie auf der UsageRegisterkarte, die sich dort befinden sollte, wo Sie sich bereits befinden, das Kontrollkästchen mit der Bezeichnung Refresh data when opening this fileund das mit der Bezeichnung Remove data from the external data range before saving the workbook.
11. Schreiben Sie alle Ihre Formeln neu, um auf diese Daten statt auf die tatsächliche private Datei zu verweisen.

Dadurch werden alle Daten beim Speichern und Schließen der Datei gelöscht. Beim Öffnen der Datei wird versucht, die Daten zu aktualisieren, aber nur diejenigen mit Zugriff auf die private Datei können tatsächlich darauf zugreifen.

Der einzige Nachteil ist, dass Sie sich jetzt mit den Fehlermeldungen der Personen befassen müssen, die keinen Zugriff auf die Datei haben. (Ich habe im Moment keine Antwort darauf, außer den Leuten zu sagen, dass sie auf „Abbrechen“ klicken sollen, wenn die Meldung erscheint.)