Wie kann sichergestellt werden, dass ausgewählte Benutzer nur ein freigegebenes Postfach in Office 365 verwenden können (und keine eigenen Postfächer haben)?

Question

Ich habe einige Benutzer, die keine eigenen Postfächer „haben“ sollten, sondern nur mit einem freigegebenen Postfach arbeiten dürfen. Genau das habe ich nicht geschafft.

Meine Frage ist also ziemlich einfach:Wie kann ich sicherstellen, dass einige ausgewählte Benutzer kein eigenes Postfach „haben“, sondern nur mit einem freigegebenen Postfach arbeiten können, für das ich ihnen Vollzugriff gewährt habe?

Ich habe bereits versucht, diesen Benutzern die Exchange-Lizenzen zu entfernen – aber leider können sie dann keine Exchange/Outlook-basierten Dienste (wie die Outlook Web App) mehr verwenden.

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BEARBEITEN 04.10.2015: Folgende Informationen hinzugefügt.

Zum „Was und Warum“: Ich habe eine Gruppe (teilweise externer) Personen, die für meine Organisation ein ganz bestimmtes Projekt verwalten. Diese Benutzer sollten mit dem (gemeinsamen) Projektpostfach arbeiten dürfen (dort E-Mails lesen und senden). Da einige von ihnen nicht Teil meiner Organisation sind und andere sich auf einer Organisationsebene befinden, die nicht hoch genug ist, um ihnen eigene Postfächer zu gewähren (mit denen E-Mails gesendet oder empfangen werden könnten), möchte ich nicht, dass diese Benutzer eigene individuelle Postfächer „haben“ (oder anders ausgedrückt: in der Lage sind, diese ordnungsgemäß zu verwenden).

Unsere Office 365-Abonnementstufe ist Office 365 Small Business für gemeinnützige Organisationen.

Answer 1

Um es klarzustellen: Es gibt einen Unterschied zwischen „Shared Mailbox“ und einer „User Mailbox“. Auf beide können unterschiedliche Benutzer Zugriff haben.

Ein Benutzer kann nicht auf ein „Freigegebenes Postfach“ zugreifen, ohne sich über ein primäres Konto anzumelden. Freigegebene Postfächer haben keine eigenen Anmeldedaten.

Sie können eine „Benutzermailbox“ mit einem primären Benutzernamen und Anmeldedaten haben und diese mit anderen Benutzern teilen. Sie können diese Anmeldedaten teilen und andere Benutzer können darauf zugreifen, oder Benutzer können ihre Anmeldedaten verwenden und über die ihnen zugewiesenen Rechte Zugriff erhalten.

Um Ihr Szenario zu erfüllen, benötigen Sie eine gemeinsame Anmeldung. Wenn Sie diesen Benutzern eine Exchange-Lizenz zuweisen, wird automatisch ein Postfach bereitgestellt. Sie könnten versuchen, das Löschen ihres Postfachs zu erzwingen, aber das wird wahrscheinlich andere Probleme verursachen, daher empfehle ich es nicht.

Wenn ich etwas mehr Informationen zum „Was und Warum“ hätte, könnte ich möglicherweise weitere Hinweise geben (aus welchem ​​Grund möchten Sie nicht, dass sie auf das Postfach zugreifen können und über welche Abonnementstufe von Office 365 verfügen Sie?).

Answer 2

Versuchen Sie, die Alias-Funktion in der Konfiguration des gemeinsam genutzten E-Mail-Kontos zu verwenden. Mit Alias ​​können Sie beliebig viele Namen erstellen, aber alle verwenden dasselbe E-Mail-Konto.