Mein Team hat Bearbeitungsfristen, die von bestimmten Phasen eines Prozesses abhängen. Beispiel: Wenn eine Anfrage eingeht, haben sie 21 Tage Zeit, um die Anfrage zu bearbeiten. Wenn eine Anfrage eingeht und weitere Informationen vom Kunden benötigt werden, muss mein Team innerhalb von 21 Tagen eine Anfrage nach weiteren Informationen senden und dann prüfen, ob die Informationen innerhalb eines weiteren Zeitfensters von 28 Tagen zurückgegeben wurden.
Ich möchte Folgendes nachverfolgen: Datum, an dem die Anfrage eingegangen ist. Datum, an dem weitere Informationen angefordert wurden. Datum, an dem die Anfrage abgeschlossen werden soll, basierend darauf, ob die Anfrage mit den uns zur Verfügung stehenden Informationen bearbeitet werden konnte. ODER, falls weitere Informationen benötigt werden, das geänderte Datum, an dem das Team den Fall weiterverfolgen und abschließen muss.
Mein Knackpunkt besteht darin, eine Fälligkeitsberechnung zu erstellen, die berücksichtigt, ob weitere Informationen angefordert werden oder nicht.
Je nach Art des Mandantenfalls gibt es unterschiedliche Zeitpläne, und deshalb ist es für mich schwierig, die unterschiedlichen möglichen Fristen im Auge zu behalten.
Die wichtigsten Variablen sind: Ab dem Datum, an dem eine Anfrage eingeht, haben wir 21 Tage Zeit, um eine Antwort zu geben. Wenn eine Anfrage eingeht und weitere Informationen benötigt werden, haben wir ab dem Datum des Eingangs der Anfrage 21 Tage Zeit, um weitere Informationen anzufordern. Der Kunde hat 28 Tage Zeit, um uns diese zurückzusenden.
Sobald die weiteren Informationen an uns zurückgesendet wurden, haben wir 14 Tage Zeit, um die Anfrage zu bearbeiten oder erneut weitere Informationen anzufordern. Falls keine weiteren Informationen benötigt werden, beträgt die Frist 14 Tage ab Erhalt der Informationen. Wenn weitere Informationen erneut benötigt werden, müssen wir diese innerhalb von 14 Tagen anfordern und der Kunde hat weitere 28 Tage Zeit, um sie an uns zurückzusenden.
Wenn der Kunde die zweite Informationsanfrage an uns zurücksendet, haben wir ab Erhalt der zweiten Informationsmenge weitere 14 Tage Zeit, um eine Entscheidung mitzuteilen.
Antwort1
Sie haben drei verschiedene Zeiträume aufgelistet. Das Datum für den Eingang der Anfrage kann nur einmal vorkommen, aber die erforderlichen und die erhaltenen weiteren Informationen können mehrmals vorkommen.
Ich gehe davon aus, dass Sie ein Arbeitsblatt für einen bestimmten Auftrag haben und dass die relevante Frist die späteste Frist ist (wenn Sie also die Informationen am 1. von 21 Tagen angefordert haben und die weiteren Informationen am 2. von 21 Tagen eingegangen sind, bleibt die Frist bei den verbleibenden 19 Tagen und verkürzt sich nicht auf 14 Tage).
Layout:
- Reservieren Sie Spalte A für die Daten, an denen Anfragen nach weiteren Informationen versendet wurden.
- Reservieren Sie die Spalte B für die Daten, an denen die zusätzlichen Informationen eingegangen sind.
- Eine Beschreibung in Spalte C der Aktion zu diesem Datum usw.
- Abschnitt „Allgemeine Details“. Halten Sie die Spalten A und B frei von Zahlen, z. B. das ursprüngliche Anforderungsdatum in Zelle C8.
Mit den folgenden Formeln können Sie in drei Zellen die verschiedenen möglichen Fristen im Auge behalten und in einer letzten das späteste Datum davon als Ihre endgültige Frist auswählen.
Anforderungsfrist =C8+21
Frist zur Bereitstellung von Informationen durch den Kunden =MAX(A:A)+28
Zusätzliche Informationen verarbeiten =MAX(B:B)+14
Im weiteren Verlauf des Auftrags kann der Kundendienstmitarbeiter der Tabelle eine zusätzliche Zeile mit dem Datum in Spalte A oder B hinzufügen, je nachdem, ob die Informationen angefordert oder empfangen werden. Das endgültige Fälligkeitsdatum wird dann automatisch aktualisiert.