Wir verwenden Exchange 2013 + Outlook 2013.
Aktuell verfügt jeder unserer Nutzer über einen eigenen Kalender, in dem er seine Termine plant.
Aufgrund der Anzahl der Mitarbeiter möchten wir einen zentralen Kalender erstellen und dafür sorgen, dass immer, wenn ein Benutzer einen Termin in seinem eigenen Kalender plant, dieser Termin mit dem zentralen Kalender dupliziert/kopiert/synchronisiert wird.
Auf diese Weise muss unsere Rezeption nur einen Kalender prüfen, um zu wissen, welche Termine zu erwarten sind.
Weiß jemand, ob das möglich ist?
Antwort1
Standardmäßig ist es nicht möglich, Termine in einen anderen Kalender zu kopieren. Das ist auch nicht so einfach, denn wenn Sie ein Element kopieren, können Dinge kaputt gehen (wer ist der Eigentümer, was passiert, wenn der Eintrag storniert / verschoben wird, müssen Zeitzonen berechnet werden, ...)
Sie haben also folgende Möglichkeiten:
- Sie könnten einen Taskuser (z. B. Backoffice-Kalender) einrichten und jeder Benutzer in Ihrem Unternehmen muss diesen Taskuser einladen, wenn er jemanden über einen Kalendereintrag einlädt. Dies ist keine automatisierte Lösung, aber auf diese Weise muss die Rezeption nur einen Kalender überprüfen. Aber Ihre Benutzer müssen sicherstellen, dass sie dies in ihre Einladungen aufnehmen, daher würde ich wirklich Option 2 wählen:
- Warum habt ihr euch nicht eine „Raumressource“ ausgedacht, die von der Rezeption verwaltet wird? Wenn dann ein Meeting stattfindet, muss die Rezeption das Postfach der Raumressource überprüfen und kontrollieren. Eure Benutzer müssen dann den Raum in ihre „Einladungen“ aufnehmen und können den Raum auch reservieren. Eure Benutzer können auch sehen, ob der Raum frei oder bereits gebucht ist und müssen dann einen anderen freien Platz auswählen. Die Rezeption kann dann die Reservierungen genehmigen und sicherstellen, dass VIPs ihren Zeitrahmen bekommen. Darüber hinaus kann die Rezeption dann planen, sich um die Räume zu kümmern, Kaffee zu kochen, Gläser in den Raum zu stellen und solche Sachen.