Empfehlung für eine Dokumentenmanagementlösung

Question

Wir wurden gerade von unserem Softwareanbieter darüber informiert, dass das von ihm entwickelte benutzerdefinierte Dokumentenmanagementsystem nicht mehr weiterentwickelt wird und in Zukunft nicht mehr unterstützt wird. Daher suchen wir nach neuen Dokumentenmanagementsystemen. Anforderungen:

1. Mehrere Eingabevektoren, wir erhalten Dokumente per E-Mail, Fax, Scannen und aus der Ursprungsanwendung
2. Möglichkeit, Daten zu redigieren oder zu verschleiern. Kunden können eine Bestellung mit Kreditkartendaten faxen. Wir möchten das Bild des Bestellformulars mit dem Bestelldatensatz anhängen, aber die Kreditkartendaten müssen geschützt werden. Dasselbe gilt für Steuernummern. Bestimmte Benutzer sollten die redigierten Daten sehen können, aber der Zugriff sollte protokolliert werden.
3. Versionskontrolle für Dokumente. Wir möchten, dass Produktentwicklung und Marketing verschiedene Versionen von Dokumenten wie Verpackungsdesigns verfolgen können, aber gleichzeitig sicherstellen, dass die Benutzer über die neueste genehmigte Version verfügen.
4. AD-Integration, meine Benutzer benötigen kein weiteres Passwort.
5. Möglichkeit zur Integration in andere Apps. Unser aktuelles System bietet Funktionstasten im Auftragseingabesystem, die die Viewer-Anwendung starten und das richtige Dokument öffnen.
6. Massenimportfunktion, wir haben ein halbes Terabyte an vorhandenen Dokumenten im alten System, die wir gerne importieren möchten.
7. Aufbewahrungsrichtlinie. Ich hätte gern eine Möglichkeit, das System an die Aufbewahrungsrichtlinie des Unternehmens anzupassen, sodass ein Dokument eines bestimmten Typs gelöscht oder zumindest zum manuellen Löschen markiert wird, wenn es ein bestimmtes Alter erreicht.

Wir sind ein Windows Server- und HP-UX-Shop.

Hat jemand Erfahrungen mit Dokumentenmanagement-Systemen, die er weitergeben möchte?

Danke.

Answer 1

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, eine Software-as-a-Service-Plattform für Online-Dokumentenmanagement zu verwenden, die alle Features und Funktionen bietet, die Sie benötigen? Mit einer SaaS-Lösung müssen Sie keine Server, Software und Speicher mehr kaufen und keine Backups, Patches oder Upgrades durchführen. Diese werden vom Anbieter mit einem garantierten Service Level Agreement bereitgestellt.

Darüber hinaus bietet es dem Kunden durch die Zahlungsoptionen per Abonnement die Möglichkeit, sich eine Lösung zu leisten, die eine sofortige Kapitalrendite bietet. Sie können sich anmelden und innerhalb weniger Stunden loslegen. Die Anbieter sind auf Ihr Abonnement angewiesen, daher muss ihr Kundenservice immer die Erwartungen übertreffen. Wenn Sie an einer Lösung dieser Art interessiert sind, besuchen Sie www.docuvantage.com

Grüße,

Answer 2

Ich würde Alfresco empfehlen. Es handelt sich um kostenlose Open-Source-Software und es gibt Enterprise-Support, falls Sie ihn benötigen.

1. Mehrere Eingabevektoren, wir erhalten Dokumente per E-Mail, Fax, Scannen und aus der Ursprungsanwendung

OK. Es gibt viele Eingabeschnittstellen, einschließlich E-Mail, CIFS usw.

2. Möglichkeit, Daten zu redigieren oder zu verschleiern. Kunden können eine Bestellung mit Kreditkartendaten faxen. Wir möchten das Bild des Bestellformulars mit dem Bestelldatensatz anhängen, aber die Kreditkartendaten müssen geschützt werden. Dasselbe gilt für Steuernummern. Bestimmte Benutzer sollten die redigierten Daten sehen können.

Meinen Sie die Bildbearbeitung? Dies würde ein wenig individuelle Entwicklung erfordern. Alfresco ermöglicht Skripting und komplexe Manipulationen mithilfe verschiedener Transformatoren wie ImageMagick, daher dürfte es vermutlich nicht allzu schwierig sein.

Der Zugriff sollte protokolliert werden.

OK. Die Überwachung ist verfügbar, sodass Sie sehen können, wer auf was zugegriffen hat.

3. Versionskontrolle für Dokumente. Wir möchten, dass Produktentwicklung und Marketing verschiedene Versionen von Dokumenten wie Verpackungsdesigns verfolgen können, aber gleichzeitig sicherstellen, dass die Benutzer über die neueste genehmigte Version verfügen.

OK. Alfresco verfügt über eine vollständige Versionskontrolle. Diese ist standardmäßig nicht aktiviert, Sie können sie jedoch aktivieren.

4. AD-Integration, meine Benutzer benötigen kein weiteres Passwort.

OK. Synchronisiert von AD mithilfe des LDAP-Protokolls.

5. Möglichkeit zur Integration in andere Apps. Unser aktuelles System bietet Funktionstasten im Auftragseingabesystem, die die Viewer-Anwendung starten und das richtige Dokument öffnen.

OK. Alfresco implementiert viele Integrations-APIs wie JCR oder CMIS.

6. Massenimportfunktion, wir haben ein halbes Terabyte an vorhandenen Dokumenten im alten System, die wir gerne importieren möchten.

OK. Benutzer können Dokumente mithilfe des Windows Explorers auf einer Windows-Freigabe ablegen. Das ist die typische Methode zum Importieren von Terabyte an Daten.

7. Aufbewahrungsrichtlinie. Ich hätte gern eine Möglichkeit, das System an die Aufbewahrungsrichtlinie des Unternehmens anzupassen, sodass ein Dokument eines bestimmten Typs gelöscht oder zumindest zur manuellen Löschung markiert wird, wenn es ein bestimmtes Alter erreicht.

Das Records Management-Modul von Alfresco verfügt über ein Konzept für Aufbewahrungsrichtlinien. Es ist ebenfalls kostenlos und Open Source.