%20.png)
Das Problem:
Unser sehr sympathischer, aber zerstreuter Buchhalter versäumt es ständig, unsere IT-Lieferanten pünktlich zu bezahlen. Erst letzte Woche wurde unser Internetdienst abgeschaltet.
Dasselbe könnte mit vielen anderen unternehmenskritischen Konten passieren (Domänenregistrar, Backup MX, Antivirenlizenz, HackerSafe (McAfee Secure)-Dienst und sogar einer 800er-Nummer, um nur einige zu nennen).
Als Systemadministrator überwache ich meine Server, um sicherzustellen, dass sie an die Steckdose angeschlossen sind.
Ich glaube, ich sollte auch meine Dienste überwachen, um sicherzustellen, dass sie an ihre Geldsteckdose angeschlossen sind.
Um das Problem noch zu verschärfen: Wenn der Strom ausfällt, wird es wahrscheinlich jemand anderes bemerken und mich benachrichtigen. Aber wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird, wird es niemand bemerken, bis der Dienst ausfällt.
Verlust im Sinne des Verlusts unseres Domänennamens, was viel mehr Schaden anrichten würde als der Stromausfall auf unserem Server.
Mögliche Lösungen:
Buchhalter neu schulen = Wunschdenken.
Manager benachrichtigen = Habe ich schon (per E-Mail). Schützt mich, löst das Problem aber nicht.
Buchhalter feuern = Warum sind Sie so sicher, dass der Nächste das nie vergessen wird?
Endeffekt:
Menschen sind Menschen und früher oder später wird etwas Kritisches gewaltig schiefgehen.
Ich brauche ein Top-Down-System, das zentral verwaltet wird und in der Lage ist, Warnungen zu versenden -Genau wie der, der meinen DC, Exchange-Server usw. überwacht.- wenn eine wichtige Zahlung überfällig ist. Es macht mir nichts aus, wenn ich die Zahlungen manuell eingeben muss (bis IT-Anbieter APIs dafür bereitstellen).
Hat jemand das gleiche Problem?
Welche Software/Lösung verwenden Sie?
Antwort1
Wie groß ist Ihr Unternehmen? Einerseits sollte Ihre Buchhaltung professionell arbeiten und Zahlungen (Bestellungen usw.) ordnungsgemäß abwickeln, wenn Sie groß genug sind, um eine Buchhaltungsabteilung zu haben. Andererseits sollten Sie als kleines Unternehmen Ihre eigene „Buchhaltung“ im Auge behalten, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Zahlungen übersehen werden.
In unserem mittelgroßen Unternehmen (~120 Mitarbeiter) müssen wir uns bei der Bezahlung einiger Dinge auf die Buchhaltungsabteilung verlassen, aber solange Sie die Verfahren einhalten und sie über Fristen informieren, erledigen sie ihren Teil. Ein Punkt, der bei mir anders zu sein scheint als bei Ihnen, ist, dass alle IT-bezogenen Rechnungen sofort nach Eingang bei mir zur Genehmigung eingehen. Ich sehe also die Telefonrechnung, die Handyrechnungen, die Rechnung für den Internetanschluss usw., und wenn es ein Problem gibt (z. B. vorherige Zahlung nicht erfolgt, Rechnung zu spät eingetroffen und der Buchhaltung bleibt nicht genug Zeit, einen Scheck auszustellen), weiß ich Bescheid und kann die Zahlung veranlassen.
Außerdem bezahle ich in Zeiten der Online-Zahlungen oft mit meiner eigenen Kreditkarte und erhalte eine Rückerstattung. Dabei handelt es sich bei einem ziemlich großen Prozentsatz um wichtige Dinge: Namensregister, Last-Minute-Softwarebestellungen usw.
Entschuldigung, die Kurzfassung lautet: Sie benötigen keine technische Lösung, sondern eine Verwaltungslösung. Und diese sollte wahrscheinlich damit beginnen, dass Ihnen zunächst alle IT-Rechnungen zur Prüfung zugeleitet werden.
Antwort2
Wenn der Buchhalter seine Arbeit nicht machen kann, sehe ich nicht, wie man das von seiner Seite aus beheben kann. Wenn er eine verdammte monatliche Rechnung, die er in seinem Besitz hat, nicht bezahlen kann, wie soll dann eine Software das Problem beheben?
Lassen Sie die IT-Rechnungen auf Ihren Namen ausstellen. Jetzt sind Sie verantwortlich.
Antwort3
Ich bin erstaunt, dass es sich bei Ihnen um manuelle Prozesse handelt. Ich kenne noch niemanden, der das so macht. Die Lösung besteht darin, regelmäßige Zahlungen per Lastschriftverfahren zu veranlassen. Ihr Buchhalter ist dann dafür verantwortlich, dass die richtigen Zahlungen zum richtigen Zeitpunkt abgebucht werden, nicht dafür, sie zu bezahlen. Es ist schließlich ein Geschäft und kein Hobby, also verwenden Sie keine Hobbymethoden.
Antwort4
Meine 2 Cent als Community Manager von Zenoss.
Wenn Sie die URL zum Überprüfen der Ablaufdaten erreichen können, können Sie normalerweise ein Skript erstellen, um sie zu überprüfen. Für Zenoss haben wir den Domain/SSL Certificate Expiration Monitor (http://community.zenoss.org/docs/DOC-4551) und ich habe Leute gesehen, die Skripts für die Überprüfung des Garantieablaufs für Dell-, IBM- und Apple-Hardware erstellt haben. Vielleicht wäre es ein guter Anfang, sich anzuschauen, wie Sie es in Ihre übliche Netzwerküberwachung integrieren könnten.