Wir haben einen freigegebenen Ordner auf einem Server, in dem Vertriebsmanager eingehende Anfragen, Rechnungen und andere Dokumente speichern sollten. Verschiedene Dokumenttypen sind durch Ordner getrennt. Bisher benennen Manager Dateien beliebig, zum Beispiel:Dokumentnummer_Datum[tt.mm.jj]_Firmenname.[ext]oderName-Firma-Datum[tt.Monat.jjjj].[ext], usw.
Da ist also ziemliches Durcheinander entstanden und der Leiter unserer Niederlassung hat die Aufgabe gestellt, alles aufzuräumen und Dateibenennungskonventionen zu implementieren, etwa: Datum[jjjj-mm-tt]_Name_Dok.Nummer_Firma_Dok.Typ.[ext] für jede Art von Dokument. Ich bin sicher, dass unsere Mitarbeiter, insbesondere die älteren, Fehler machen würden.
Ist es irgendwie möglich, die Dateibenennung beim Speichern zu steuern?
Antwort1
Dies ist ein klassischer Fall des Versuchs, ein menschliches Problem mit einer technischen Lösung zu lösen.
Ist das möglich? Nicht standardmäßig, nein.
Gibt es eine Problemumgehung? Mit ziemlicher Sicherheit könnten Sie ein Skript oder einen Dienst ausführen, um den Ordner zu überwachen und Dinge umzubenennen.
Sollten Sie das? Meiner Meinung nach nicht. Jeder Versuch, eine Hack-Lösung zu finden, wird später nur zu quälenden Schmerzen führen, wird wahrscheinlich sowieso nie richtig funktionieren und Sie sind dann für das gesamte Namensschema verantwortlich.
Fazit: Es ist ein Managementproblem. Den Tätern muss gesagt werden, dass sie richtig arbeiten und sich an die Regeln halten müssen, genau wie an alle anderen Regeln am Arbeitsplatz.
Allerdings scheint es, als bräuchten Sie ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem. Einige davon sind sehr leistungsfähig, allerdings müssen sie vom Benutzer richtig verwendet werden!
Antwort2
Irgendwie bin ich auf diese Funktion gestoßen, die File Screening Management heißt (https://technet.microsoft.com/en-us/library/cc732074.aspx). Wie es behauptet, kann es verwendet werden für: „Definieren Sie Datei-Screening-Vorlagen, die auf neue Volumes oder Ordner angewendet und in einer Organisation verwendet werden können“. So können Sie teilweise ein Dateibenennungsmuster anwenden, wie „Rechnung-_--_-.*" oder so. Soweit ich sehe, kann es die Benennung nicht mit regulären Ausdrücken überprüfen, aber das ist zumindest etwas Brauchbares.