Heredé una hoja de cálculo horrible con 4 años de datos sobre cuándo las personas participaron en una actividad determinada, por mes. Es probable que cada persona participe una vez cada 18 meses aproximadamente, pero obviamente existen variaciones. Actualmente está diseñado con una sola celda para cada combinación de persona/mes, por lo que hay 48 columnas que representan los últimos 4 años y 150 filas que representan a las personas. Cuando la persona participa, el color de fondo de la celda del mes en el que participa es negro. Esa es la única representación.
En lugar de actualizar la hoja de cálculo para 2011, me gustaría obtener una nueva representación. Probablemente tendré que migrar manualmente los datos existentes al nuevo sistema, pero ese es un problema no relacionado. Suponiendo que tengo una lista de fechas para cada persona, ¿cómo puedo visualizar los datos para poder evaluar rápidamente lo siguiente?
- Quien no ha participado hace mucho tiempo
- ¿Cuánto tiempo ha pasado desde que la Persona X participó?
- ¿Con qué frecuencia ha participado la Persona X?
Escribir una aplicación personalizada para manejar esto no es una opción, ya que tendré que entregársela a alguien en los próximos 1 a 4 años y probablemente no tendrá las habilidades para mantenerla. Por eso, me gustaría mantenerlo en una hoja de cálculo que pueda alojar en Google Docs o, en el peor de los casos, mantenerlo en una oficina abierta y enviarlo por correo electrónico a quienes "necesitan saberlo".
Respuesta1
Configuraría su hoja de cálculo como una base de datos (como sugirió @Shinrai) con "fecha de participación", "persona" y quizás "tipo de actividad" como columnas.
person date_participated activity_type
Joe 2010-12-04 cow tipping
Jimmy 2010-12-04 surfing
John 2010-12-16 compost toilet maintenence
Joe 2011-07-01 cow tipping
John 2011-07-03 compost toilet maintenence
Sam 2011-09-30 surfing
(John es un soldado) Ahora el resto lo podrías hacer con tablas dinámicas y gráficos. También puede utilizar las funciones limitadas similares a las de una base de datos en Excel o crear las suyas propias. Puede hacer gráficos de participación individual, tablas con la fecha de la última participación (o meses desde la última participación) y recuentos del número total de participación.