Quiero evitar que los usuarios de mi empresa copien ciertos archivos de Excel o, si lo hacen, quiero saber si lo han hecho (posiblemente a través de algún método de comparación si tengo una guía o algo en una base de datos de todos los archivos de Excel originales). ¡Gracias!
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Si los usuarios tienen acceso directo a los archivos de Excel desde el sistema operativo/disco duro/unidad de red, le resultará imposible intentar evitar la copia. Más aún si necesitan acceso de lectura y escritura o privilegios de administrador en la computadora.
Podría intentar mover los datos a una plataforma en línea como Google Sheets, Excel para la Web u otra base de datos en línea. Por ejemplo, en Google Sheets, puede impedir que los usuarios compartidos hagan copias, descarguen, impriman o vuelvan a compartir, pero probablemente no impida copiar y pegar los datos sin procesar (por ejemplo, direcciones de correo electrónico de clientes pegadas en el bloc de notas).
Si lo anterior no es posible, al menos debería proteger el archivo con una contraseña. Esto impediría el acceso a los datos por parte de partes no autorizadas. Obviamente, los usuarios autorizados (con conocimiento de la contraseña) aún podrían copiar el archivo y robar los datos (por ejemplo, un empleado descontento). Para evitar esto, posiblemente podría agregar código de macro VBA al archivo de Excel con su propia ofuscación de datos y métodos de autenticación de usuario que verificarán las credenciales de un usuario con las de algunos servidores. Si un empleado/usuario se marcha, puedes revocar sus credenciales. Esto disuadiría el robo casual de datos, pero un usuario decidido aún podría copiar y pegar datos, guardar una copia sin macros o exportarlos a csv. También puede agregar código para hacer ping a un servidor de escucha cada vez que se abre el archivo.
Para datos muy confidenciales, podría considerar ejecutar una especie de programa de software espía en todas las computadoras de la empresa. Puede colocar entradas falsas y únicas en los datos y hacer que el programa de software espía escanee todos los archivos guardados activamente en busca de estas entradas de datos falsas. También puede bloquear puertos USB, bloquear archivos adjuntos en correos electrónicos y bloquear/filtrar el acceso a Internet. Esta es una solución avanzada, que probablemente requiera un desarrollo personalizado y políticas y reglas especiales del sistema operativo para cualquier software antivirus.
Mis últimos 2 centavos, casi todas las empresas tienen datos confidenciales o privados. En algún momento, debe confiar en sus empleados y confiar en sus políticas de TIC y condiciones laborales para proteger sus datos o al menos hacer que los empleados sean responsables de las fugas de datos. En muchos casos, las nuevas leyes de privacidad en la mayoría de los países también convertirán esto en un delito penal.