Nuestra organización de voluntarios tiene una carpeta compartida de Google Drive. Tenemos años de archivos y carpetas. Todos los contenidos son propiedad de los distintos miembros que los crearon a lo largo de los años. Recientemente nos llamó la atención (mientras realizábamos una migración de cuenta planificada) que cualquier usuario con permisos de edición podría mover todo el contenido de la carpeta compartida a su propia cuenta y no tendríamos forma de recuperar los datos. Los usuarios individuales seguirían siendo propietarios de sus propios archivos y podrían buscarlos, pero no hay manera de que pueda volver a poner todo como estaba.
¿Cómo continúa nuestra organización utilizando el ecosistema de documentos y unidades de Google de baja barrera de entrada mientras nos protegemos de este escenario?
Respuesta1
Puede descargar todo periódicamente a un disco duro local.
Al menos podrías restaurar tus datos a esa fecha.
Otra cosa es que quieras compartir los datos de Google y luego compartirlos con otros. De esta manera su cuenta tiene todos los archivos.
Es posible que puedas utilizarComida para llevar de Googlepara hacer una copia de seguridad de sus archivos.
Respuesta2
Deberá organizar los archivos en subcarpetas separadas para cada usuario o tema.
Luego compartirá estas subcarpetas con los usuarios asignándoles el permiso Editar solo en sus propias subcarpetas, y quizás los permisos Ver en el resto.
Para más información, ver Compartir carpetas en Google Drive.