Estoy buscando sugerencias de mejores prácticas aquí.
¿Cuáles son las razones a favor y en contra del uso de nombres de funciones como prefijos de cuentas de correo electrónico frente al nombre del usuario? Es decir
"[correo electrónico protegido]"contra"[correo electrónico protegido]"
o
"[correo electrónico protegido]"vs"[correo electrónico protegido]"
Y además, ¿existen casos especiales en los que no debería aplicarse la "regla general"? ¿Te gustan ciertos roles? p.ej. ¿"recepción", "contacto", "servicio de asistencia técnica", "admin"?
Solo necesito más conciencia de los pros y los contras para tener más recursos con qué dirigirme.
Respuesta1
La razón principal para las direcciones de roles es que las personas cambian de trabajo.
Es mucho más fácil cambiar el alias de un servidor de correo para que recepción@ o ventas@ apunte al nuevo miembro del personal o a la lista de correo de un equipo que contactar a cada cliente que alguna vez haya recibido esa dirección y solicitar que cambien sus libretas de direcciones.
Adición para mayor claridad:
Desde una perspectiva empresarial, los clientes quieren asegurarse de poder ponerse en contacto siempre con alguien que los ayude y, al mismo tiempo, tener acceso a miembros específicos del personal para la gestión de clientes/cuentas o soporte/ventas de nivel superior cuando sea apropiado.
Para lograr este objetivo, mi recomendación es utilizar ambas técnicas; el personal debe tener cuentas personalizadas/con nombre y ser miembros de un alias o lista de correo/distribución para su departamento, función o sucursal, cualquiera que sea la definición que tenga sentido.
La dirección que se proporciona o utiliza se convierte en una decisión comercial de seguimiento esperado/contacto personal/conocimiento histórico requerido, rotación de personal y cuán "generales" son las solicitudes de los clientes (por ejemplo, cualquier miembro del personal del servicio de asistencia técnica puede restablecer la contraseña).
Para roles de primera línea de atención al cliente, departamentos con alta rotación o donde cualquier miembro del personal puede completar las solicitudes, a los clientes se les puede proporcionar el alias (soporte@, ventas@, recepción@) para ese departamento, garantizando que alguien de ese departamento recibirá su correo y poder cuidar de ellos. Cuando un miembro del personal deja o cambia de rol, se trata de cambiar el alias o la suscripción a la lista de correo.
Para roles donde hay un alto nivel de contacto personal, conocimiento histórico o donde el trabajo solo puede ser realizado por miembros específicos del personal, el contacto se puede realizar utilizando la cuenta nombrada. Recomendaría que al cliente también se le proporcione una dirección de alias para que no quede excluido cuando un miembro del personal abandona la empresa o está de licencia.
Respuesta2
Definitivamente depende del contexto: las cuentas con nombre deben ser para cuando las personas quieran comunicarse con esa persona.específicamente(por ejemplo, 'enviar este archivo a John en cuentas'), mientras que las cuentas de rol son muy útiles cuando no te importaOMSactualmente está haciendo ese trabajo, solo que reciban su mensaje (por ejemplo, 'avisar a recepción que espero una visita').
Es posible que incluso tenga algunas personas con cuentas personales y responsables o con acceso a cuentas de roles, por ejemplo, trabajadores del servicio de asistencia técnica: los clientes pueden enviar inicialmente un correo electrónico a 'helpdesk@....' y luego recibir una respuesta de 'ann.other'. @...'. Así lo tenemos en mi empresa y nos funciona muy bien.
Respuesta3
Por lo general, hago grupos de distribución con nombres de roles y coloco en el grupo a las personas interesadas; si solo hay una persona, lo haré de todos modos para que siempre haya una dirección de correo electrónico por persona y al menos una dirección de correo electrónico por rol.
Respuesta4
Hay una razón por la que se desarrollaron alias de correo electrónico. Hacen que sea mucho más fácil cuando las personas cambian de roles.
para ciertos roles? p.ej. ¿"recepción", "contacto", "servicio de asistencia técnica", "admin"?
RFC 2142proporciona una lista de direcciones de correo electrónico que uno debería esperar razonablemente para cualquier dominio.