Nuestro proveedor de software nos acaba de informar que el sistema de gestión de documentos personalizado que habían escrito ya no está en desarrollo y no será compatible en el futuro. Por eso estamos estudiando nuevos sistemas de gestión de documentos. Requisitos:
- Múltiples vectores de entrada, recibimos documentos por correo electrónico, fax, escaneo y desde la aplicación de origen.
- Capacidad para redactar u ocultar datos. Los clientes pueden enviar un pedido por fax con datos CC, queremos adjuntar la imagen del formulario de pedido con el registro del pedido, pero los datos CC deben estar protegidos. Lo mismo con las identificaciones fiscales. Ciertos usuarios deberían poder ver los datos redactados, pero el acceso debería registrarse.
- Control de versiones en documentos. Nos gustaría que Desarrollo de productos y marketing pudieran realizar un seguimiento de varias versiones de documentos como Diseños de embalaje, pero asegurarnos de que los usuarios tengan la última versión aprobada.
- Integración AD, mis usuarios no necesitan otra contraseña.
- Capacidad de integrarse a otras aplicaciones. Nuestro sistema actual ofrece teclas de función en el sistema de ingreso de pedidos, que generarán la aplicación de visualización y abrirán el documento correcto.
- Instalación de importación masiva, tenemos medio terabyte de documentos existentes en el sistema antiguo que nos gustaría importar.
- Política de retención. Me gustaría encontrar una forma de que el sistema cumpla con la política de retención corporativa, de modo que cuando un documento de cierto tipo alcance una determinada antigüedad, se elimine o al menos se marque para eliminación manual.
Somos una tienda de Windows Server y HP-UX.
¿Alguien tiene alguna experiencia con sistemas de gestión documental que le gustaría compartir?
Gracias.
Respuesta1
¿Ha pensado en utilizar una plataforma de gestión de documentos en línea de software como servicio que le proporcione todas las características y funcionalidades que necesita? Con una solución SaaS, elimina la necesidad de comprar servidores, software, almacenamiento y la necesidad de realizar copias de seguridad, parches o actualizaciones. Estos los proporciona el proveedor con un acuerdo de nivel de servicio garantizado.
Además, con las opciones de pago de suscripción, permite al cliente la asequibilidad de una solución que proporciona un retorno de la inversión inmediato. Puede registrarse y estar listo y funcionando en un par de horas. Los proveedores dependen de su suscripción, por lo que su servicio al cliente siempre debe superar las expectativas. Si está interesado en una solución de este tipo no dude en visitar www.docuvantage.com
Saludos,
Respuesta2
Recomendaría el aire libre. Es un software gratuito de código abierto y hay soporte empresarial en caso de que lo necesite.
- Múltiples vectores de entrada, recibimos documentos por correo electrónico, fax, escaneo y desde la aplicación de origen.
DE ACUERDO. Hay muchas interfaces de entrada, incluido el correo electrónico, CIFS, etc.
- Capacidad para redactar u ocultar datos. Los clientes pueden enviar un pedido por fax con datos CC, queremos adjuntar la imagen del formulario de pedido con el registro del pedido, pero los datos CC deben estar protegidos. Lo mismo con las identificaciones fiscales. Ciertos usuarios deberían poder ver los datos redactados.
¿Te refieres a manipular imágenes? Esto necesitaría un poco de desarrollo personalizado. Alfresco permite secuencias de comandos y manipulación compleja utilizando varios transformadores como ImageMagick, así que supongo que no sería demasiado difícil.
el acceso debe registrarse.
DE ACUERDO. La auditoría está disponible, para que pueda ver quién accedió a qué.
- Control de versiones en documentos. Nos gustaría que Desarrollo de productos y marketing pudieran realizar un seguimiento de varias versiones de documentos como Diseños de embalaje, pero asegurarnos de que los usuarios tengan la última versión aprobada.
DE ACUERDO. Alfresco tiene control total de versiones. No está habilitado de forma predeterminada, pero puedes activarlo.
- Integración AD, mis usuarios no necesitan otra contraseña.
DE ACUERDO. Se sincroniza desde AD mediante el protocolo LDAP.
- Capacidad de integrarse a otras aplicaciones. Nuestro sistema actual ofrece teclas de función en el sistema de ingreso de pedidos, que generarán la aplicación de visualización y abrirán el documento correcto.
DE ACUERDO. Alfresco implementa muchas API de integración como JCR o CMIS.
- Instalación de importación masiva, tenemos medio terabyte de documentos existentes en el sistema antiguo que nos gustaría importar.
DE ACUERDO. Los usuarios pueden colocar documentos en un recurso compartido de Windows mediante el Explorador de Windows. Esa es la forma típica de importar terabytes de datos.
- Política de retención. Me gustaría encontrar una forma de que el sistema cumpla con la política de retención corporativa, de modo que cuando un documento de cierto tipo alcance cierta antigüedad, se elimine o al menos se marque para eliminación manual.
El módulo de Gestión de Registros de Alfresco tiene una noción de política de retención. También es de código abierto y gratuito.