6명으로 구성된 소규모 사무실에서는 Outlook 서명을 미리 준비된 답변으로 사용합니다. 따라서 누군가가 "질문 A"를 요청할 때, "DB7-ET 양식"을 보낼 때 등에 대한 서명이 있습니다.
현재 상황은 이러한 미리 준비된 답변(약 30개)이 모두 포함된 Excel 파일이 하나 있다는 것입니다. 사무실에 있는 사람들이 이를 개인 Outlook 서명에 복사했습니다. 미리 준비된 답변에서 내용이 변경될 때마다 누군가는 모든 사람에게 이메일을 보내 그에 따라 서명을 업데이트하도록 요청합니다.
이것은 매우 구식이고 오류가 발생하기 쉬운 것으로 느껴지므로 30개 정도의 서명/미리 준비된 답변을 중앙에서 관리할 수 있는 방법을 찾고 있습니다. 하나의 기본 회사 서명에 대해 이 작업을 수행하는 솔루션을 찾았지만 우리 사무실에 있는 모든 Outlook 사용자의 모든 서명을 동기화하는 방법을 찾고 있습니다.
Outlook 서명 기능을 사용하지 않고 미리 준비된 답변을 중앙에서 관리하는 솔루션도 환영합니다.