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Dicas e truques do Microsoft Outlook para melhorar a experiência do usuário?

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Dicas e truques do Microsoft Outlook para melhorar a experiência do usuário?

Sou um daqueles usuários frequentes do Microsoft Outlook, atualmente trabalhando na versão 2007. Deus sabe que esta ferramenta é pesada e pode causar problemas. Fiquei me perguntando o que o público de superusuários tem a sugerir para melhorar a experiência de uso.

Várias sugestões minhas:

  1. Sempre trabalhe no modo em cache (Ferramentas-->Configurações da conta-->Alterar-->Usar modo Cache do Exchange)
  2. Use os recursos de arquivamento local do Outlook
  3. Use o leitor RSS do Outlook – é simples e permite acesso offline aos seus feeds
  4. Se você tiver assinaturas de e-mail de revistas, blogs, etc. - crie um subdiretório para mantê-los e uma regra para movê-los automaticamente para lá quando chegarem (uma regra por assinatura, com base no e-mail do remetente).

Você também pode compartilhar sugestões que exigem configuração do Exchange Server, para aqueles de nós que podem levá-las aos seus gerentes de TI.

Quais são suas sugestões?

PS: "Usar Gmail" não é uma resposta aceita, alguns de nós não controlam qual sistema de e-mail usamos...

Responder1

Eu uso o envio atrasado de meus e-mails. Você acabou de criar uma nova regra que adia o envio de e-mails por um determinado número de minutos.

Responder2

Eu tenho uma regra de caixa de entrada zero. À medida que leio o e-mail, movo-o para outra pasta para que tudo na Caixa de entrada seja novo e/ou acionável. Se for acionável, geralmente executo a ação e arquivo o e-mail rapidamente para manter minha caixa de entrada vazia o máximo possível.

Aqui está minha macro base. Ele move mensagens selecionadas em um painel de mensagens ou mensagem aberta no momento para a pasta "Caixa de entrada" do arquivo PST "Arquivar pastas pessoais". Você terá que alterar o nome e a pasta do arquivo PST se os seus forem diferentes. Eu crio botões de macro na barra de ferramentas principal do Outlook e na barra de ferramentas da janela de leitura de mensagens. É melhor se vocêassine suas macrostambém.

Sub MoveSelectedMessagesToArchiveInbox()
    On Error Resume Next
    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objNS.Folders("Archive Personal Folders").Folders("Inbox")

    'Assume this is a mail folder
    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    Select Case TypeName(Outlook.Application.ActiveWindow)
        Case "Explorer"
            If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
                'Require that this procedure be called only when a message is selected
                Exit Sub
            End If

            For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
            Next
        Case "Inspector"
            Set objItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
        Case Else
            ' Do Nothing
    End Select

    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing
End Sub

Responder3

Clique com o botão direito no ícone da bandeja do sistema do Outlook e selecione "Ocultar quando minimizado". Mais espaço para outros aplicativos na barra de tarefas é sempre bem-vindo :)

Responder4

Gosto da capacidade de abrir mais de uma janela do Outlook, por exemplo, uma para e-mail, uma para tarefas ou calendários, quando estou trabalhando nisso juntos. Clique com o botão direito em um item no painel de navegação:

Painel de navegação do Outlook

Selecione 'Abrir em nova janela'. Eu estava convencido de que havia um atalho de teclado para isso, mas não consigo fazê-lo funcionar com a memória muscular, nem encontrá-lo na web ou na lista oficial completa de atalhos de teclado!

Como alternativa, fique com uma janela, mas use atalhos de teclado para alternar entre calendário, contatos, e-mails, etc.:

ctrl+1 Mudar para Correio.
ctrl+2 Alternar para Calendário.
ctrl+3 Alternar para Contatos.
ctrl+4 Mude para Tarefas.
ctrl+5 Mudar para Notas.
ctrl+6 Alternar para lista de pastas no painel de navegação.
ctrl+7 Alternar para atalhos.

De modo mais geral, o que achei muito útil é aprender alguns dos atalhos de teclado para as operações que utilizo com mais frequência - o que economiza uma quantidade considerável de tempo quando somado ao longo de um dia ou semana, já que passo muito tempo em Panorama. Lista bem completaaqui

e tambémaqui

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