Herdei uma planilha horrível com 4 anos de dados sobre quando as pessoas participaram de uma determinada atividade, por mês. Cada pessoa provavelmente participaria uma vez a cada 18 meses, mas obviamente há variações. Atualmente está disposto com uma única célula para cada combinação de pessoa/mês, portanto há 48 colunas representando os últimos 4 anos e 150 linhas representando as pessoas. Quando a pessoa participa, a cor de fundo da célula do mês em que participa é preta. Essa é a única representação.
Em vez de atualizar a planilha de 2011, gostaria de obter uma nova representação. Provavelmente terei que migrar manualmente os dados existentes para o novo sistema, mas isso é um problema não relacionado. Supondo que tenho uma lista de datas para cada pessoa, como posso visualizar os dados para avaliar rapidamente o seguinte:
- Quem não participa há muito tempo
- Quanto tempo se passou desde que a Pessoa X participou
- Com que frequência a Pessoa X participou
Escrever um aplicativo personalizado para lidar com isso não é uma opção, pois terei que entregá-lo a alguém nos próximos 1 a 4 anos e essa pessoa provavelmente não terá as habilidades necessárias para mantê-lo. Por isso, gostaria de mantê-lo em uma planilha que possa hospedar no Google Docs ou, na pior das hipóteses, mantê-lo em um escritório aberto e enviar e-mail para quem "precisa saber".
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Eu configuraria sua planilha como um banco de dados (como sugerido por @Shinrai) com "data de participação", "pessoa" e talvez "tipo de atividade" como colunas.
person date_participated activity_type
Joe 2010-12-04 cow tipping
Jimmy 2010-12-04 surfing
John 2010-12-16 compost toilet maintenence
Joe 2011-07-01 cow tipping
John 2011-07-03 compost toilet maintenence
Sam 2011-09-30 surfing
(John é um soldado) Agora o resto você poderia fazer com tabelas dinâmicas e gráficos. Você também pode usar as funções limitadas de banco de dados do Excel ou criar as suas próprias. Você pode fazer gráficos de participação individual, tabelas com a data da última participação (ou meses desde a última participação) e contagens do número total de participação.