Há uma máquina executando o Windows Vista Ultimate em um grupo de trabalho (nos referimos a ela como 'servidor'). Possui uma pasta compartilhada (com centenas de subpastas em diferentes níveis) e milhares de arquivos do Word.
Normalmente, várias pessoas acessam este servidor (através da intranet) através de seus PCs individuais, apenas conectando-se a ele através domesmas credenciais de login(um usuário criado e parte do grupo 'Usuários' neste servidor).
O problema que todos enfrentam é que, ao abrir um arquivo diretamente no servidor via Word e depois salvá-lo, o arquivo não é realmente salvo. Ou ele permanece na versão anterior às pessoas começarem a modificá-lo ou se eles o salvaram várias vezes enquanto trabalhavam nele - ele permanece em uma versão 'anterior' diferente da última/final.
As pessoas se conectam a esta máquina através do endereço IP - \192.168.xy\files
As conexões são via WiFi.
Qual é a melhor maneira de fornecer acesso a todos esses arquivos para essas pessoas? Queremos que eles 'trabalhem no servidor' em vez de copiá-lo em seus PCs locais e copiá-lo de volta. Dessa forma (a forma atual) evita que duas pessoas sobrescrevam os arquivos uma da outra.
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Qual é a melhor maneira de fornecer acesso a todos esses arquivos para essas pessoas?
Use um design de sistema operacional para essa finalidade, como o Windows Server 2012.
Queremos que eles 'trabalhem no servidor' em vez de copiá-lo em seus PCs locais e copiá-lo de volta. Dessa forma (a forma atual) evita que duas pessoas sobrescrevam os arquivos uma da outra.
As versões mais recentes do Word indicam quando outra pessoa está editando um arquivo do Word. Como você está usando um sistema operacional não servidor de 6 anos, acho que você também não está usando uma versão recente do Office.
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Você poderia implantar uma unidade de rede simples que usasse segurança simples. A maioria dos fornecedores os possui e você também pode comprar gabinetes que permitem usar suas próprias unidades. Existem versões sem fio, mas a maioria usa Gbit Ethernet que, conforme observado por @ramhound, é uma solução muito melhor.
AWestern Digital MyBook ao vivoum exemplo simples, mas existem muitos por aí. Além disso, muitos que suportam algum tipo de RAID (RAID 1 ou 5, por exemplo) que lhe darão alguma proteção contra falha em uma única unidade. Não é um substituto para backups!
Usar um sistema operacional de servidor também é uma boa ideia, mas pode aumentar o custo.