É possível duplicar todos os compromissos do calendário para um calendário central?

Question

Usamos Exchange 2013 + Outlook 2013.

Atualmente, todos os nossos usuários têm seu próprio calendário separado no qual planejam compromissos.

Devido à quantidade de funcionários, gostaríamos de criar um calendário central e fazer com que sempre que um usuário planeje um compromisso em seu próprio calendário, esse compromisso seja duplicado/copiado/sincronizado com o calendário central.

Desta forma, a nossa recepção só necessitará de consultar um calendário para saber quais os compromissos esperados.

Alguém sabe se isso é possível?

Answer 1

Imediatamente, não é possível copiar compromissos para outro calendário. Isso também não é tão fácil como se você copiasse um elemento que pudesse quebrar coisas como (quem é o proprietário, o que acontecerá se a entrada for cancelada/reprogramada, necessidade de calcular fusos horários, ...)

Então você tem as seguintes opções:

1. Você pode configurar um taskuser (chamado, por exemplo, Backoffice Calendar) e cada usuário da sua empresa precisará convidar esse taskuser ao convidar alguém por meio de uma entrada de calendário. Esta não é uma solução automatizada, mas desta forma a recepção tem apenas um calendário para consultar. Mas seus usuários precisam ter certeza de incluir isso nos convites, então eu realmente escolheria a opção 2:
2. Por que você não criou um "Recurso de Quarto" que é administrado pela recepção? Se houver uma reunião, a recepção precisará verificar e controlar a caixa de correio de recursos da sala. Seus usuários precisam incluir a sala nos "convites" e também podem reservar a sala. Seus usuários também podem ver se o quarto está gratuito ou já reservado e então precisam escolher outro horário livre. A recepção pode então aprovar as reservas, certificando-se de que os VIPs cheguem ao local dentro do prazo. Além disso, a recepção pode então planejar o manejo dos quartos, preparar café, colocar copos no quarto e coisas assim.