Estou procurando sugestões de melhores práticas aqui.
Quais são os motivos a favor e contra o uso de nomes de funções como prefixos de contas de email em vez do nome do usuário? Ou seja
"[e-mail protegido]"contra."[e-mail protegido]"
ou
"[e-mail protegido]"vs"[e-mail protegido]"
E, além disso, existem casos especiais em que a “regra geral” não deveria ser aplicada? Tipo para certas funções? por exemplo. "recepção", "contato", "helpdesk", "admin"??
Eu só preciso de mais consciência dos prós e contras para ter mais informações para a gestão.
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A principal razão para endereços de funções é que as pessoas mudam de emprego.
É muito mais fácil alterar o alias de um servidor de e-mail para que recepção@ ou vendas@ aponte para o novo membro da equipe ou para a lista de e-mails de uma equipe do que entrar em contato com todos os clientes que já receberam esse endereço e solicitar que alterem seus catálogos de endereços.
Adição para maior clareza:
Do ponto de vista comercial, os clientes desejam ter certeza de que sempre poderão entrar em contato com alguém para ajudá-los e ainda ter acesso a funcionários específicos para gerenciamento de clientes/contas ou suporte/vendas de nível superior, quando apropriado.
Para atingir esse objetivo, minha recomendação é usar ambas as técnicas; a equipe deve ter contas personalizadas/nomeadas e ser membros de um pseudônimo ou lista de distribuição/distribuição para seu departamento, função ou filial – qualquer que seja o delineamento que faça sentido.
Qual endereço é fornecido ou usado torna-se então uma decisão comercial de acompanhamento esperado/contato pessoal/conhecimento histórico necessário, rotatividade de pessoal e quão "gerais" são as solicitações do cliente (por exemplo, redefinições de senha podem ser realizadas por qualquer membro da equipe de suporte técnico)
Para funções de atendimento ao cliente na linha de frente, departamentos com alta rotatividade ou onde as solicitações podem ser atendidas por qualquer membro da equipe, os clientes podem receber o pseudônimo (suporte@, vendas@, recepção@) desse departamento, garantindo que alguém desse departamento receberá sua correspondência e poder cuidar delas. Quando um membro da equipe sai ou muda de função, torna-se então uma questão de alterar o pseudônimo ou a assinatura da lista de e-mails.
Para funções onde existe um alto nível de contato pessoal, conhecimento histórico ou onde o trabalho só pode ser executado por membros específicos da equipe, o contato pode ser feito usando a conta nomeada. Eu recomendo que o cliente também receba um endereço alternativo para que ele não fique de fora quando um funcionário sair da empresa ou estiver de licença.
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Definitivamente depende do contexto - as contas nomeadas devem ser para quando as pessoas desejam se comunicar com essa pessoaespecificamente(por exemplo, 'enviar este arquivo para John nas contas'), enquanto as contas de função são muito úteis para quando você não se importaQuemestá atualmente fazendo esse trabalho, basta que recebam sua mensagem (por exemplo, 'avisar a recepção que estou esperando uma visita').
Você pode até ter algumas pessoas com contas pessoais e responsáveis por, ou com acesso a, contas de função - por exemplo, funcionários de suporte técnico: os clientes podem inicialmente enviar e-mail para 'helpdesk@....' e depois receber uma resposta de 'ann.other @...'. É assim que temos na minha empresa e funciona muito bem para nós.
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Normalmente faço grupos de distribuição com nomes de funções e coloco no grupo as pessoas envolvidas, se houver apenas uma pessoa farei de qualquer maneira para que haja sempre um endereço de e-mail por pessoa e pelo menos um endereço de e-mail por função.
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Há uma razão pela qual os aliases de e-mail foram desenvolvidos. Eles tornam tudo muito mais fácil quando as pessoas mudam de função.
para determinadas funções? por exemplo. "recepção", "contato", "helpdesk", "admin"??
RFC 2142fornece uma lista de endereços de e-mail que se deve razoavelmente esperar para qualquer domínio.