Acabamos de ser informados pelo nosso fornecedor de software que o sistema de gerenciamento de documentos personalizado que eles escreveram não está mais em desenvolvimento e não terá suporte no futuro. Portanto, estamos analisando novos sistemas de gerenciamento de documentos. Requisitos:
- Múltiplos vetores de entrada, recebemos documentos por e-mail, fax, digitalização e do aplicativo de origem
- Capacidade de redigir ou ocultar dados. Os clientes podem enviar um pedido por fax com dados CC, queremos anexar a imagem do formulário de pedido com o registro do pedido, mas os dados CC precisam ser protegidos. O mesmo acontece com os IDs fiscais. Certos usuários deverão poder ver os dados editados, mas o acesso deverá ser registrado.
- Controle de versão em documentos. Gostaríamos que o Desenvolvimento de Produto e Marketing pudesse rastrear diversas versões de documentos, como Designs de Embalagens, mas garantir que os usuários tenham a versão mais recente aprovada.
- Integração AD, meus usuários não precisam de outra senha.
- Capacidade de integração com outros aplicativos. Nosso sistema atual oferece teclas de função no sistema de entrada de pedidos, que irão gerar o aplicativo visualizador e abrir o documento correto.
- Instalação de importação em massa, temos meio terabyte de documentos existentes no sistema antigo que gostaríamos de importar.
- Política de retenção. Gostaria de fazer com que o sistema cumpra a política de retenção corporativa, para que quando um documento de um determinado tipo atinja uma determinada idade, ele seja excluído ou, pelo menos, marcado para exclusão manual.
Somos uma loja Windows Server e HP-UX.
Alguém tem alguma experiência com sistemas de gerenciamento de documentos que gostaria de compartilhar?
Obrigado.
Responder1
Você já pensou em usar uma plataforma de gerenciamento de documentos online de software como serviço que fornecerá todos os recursos e funcionalidades que você precisa? Com uma solução SaaS você elimina a necessidade de comprar servidores, software, armazenamento e a necessidade de fazer backups, patches ou atualizações. Estes são fornecidos pelo fornecedor com um acordo de nível de serviço garantido.
Além disso, com opções de pagamento de assinatura, permite ao cliente a acessibilidade de uma solução que proporciona retorno imediato do investimento. Você pode se inscrever e começar a trabalhar em algumas horas. Os fornecedores dependem da sua assinatura, portanto o atendimento ao cliente deve sempre superar as expectativas. Se você estiver interessado em uma solução deste tipo não hesite em visitar www.docuvantage.com
Cumprimentos,
Responder2
Eu recomendaria ao ar livre. É um software de código aberto gratuito e há suporte empresarial caso você precise.
- Múltiplos vetores de entrada, recebemos documentos por e-mail, fax, digitalização e do aplicativo de origem
OK. Existem muitas interfaces de entrada, incluindo email, CIFS, etc.
- Capacidade de redigir ou ocultar dados. Os clientes podem enviar um pedido por fax com dados CC, queremos anexar a imagem do formulário de pedido com o registro do pedido, mas os dados CC precisam ser protegidos. O mesmo acontece com os IDs fiscais. Certos usuários devem poder ver os dados editados
Você quer dizer manipular imagens? Isso precisaria de um pouco de desenvolvimento personalizado. Alfresco permite scripts e manipulação complexa usando vários transformadores como o ImageMagick, então acho que não seria muito difícil.
o acesso deve ser registrado.
OK. A auditoria está disponível, para que você possa ver quem acessou o quê.
- Controle de versão em documentos. Gostaríamos que o Desenvolvimento de Produto e Marketing pudesse rastrear diversas versões de documentos, como Designs de Embalagens, mas garantir que os usuários tenham a versão mais recente aprovada.
OK. Alfresco tem controle total de versão. Não está habilitado por padrão, mas você pode ativá-lo.
- Integração AD, meus usuários não precisam de outra senha.
OK. Sincroniza do AD usando o protocolo LDAP.
- Capacidade de integração com outros aplicativos. Nosso sistema atual oferece teclas de função no sistema de entrada de pedidos, que irão gerar o aplicativo visualizador e abrir o documento correto.
OK. Alfresco implementa muitas APIs de integração, como JCR ou CMIS.
- Instalação de importação em massa, temos meio terabyte de documentos existentes no sistema antigo que gostaríamos de importar.
OK. Os usuários podem colocar documentos em um compartilhamento do Windows usando o Windows Explorer. Essa é a forma típica de importar terabytes de dados.
- Política de retenção. Gostaria de fazer com que o sistema cumpra a política de retenção corporativa, para que quando um documento de um determinado tipo atinja uma determinada idade, ele seja excluído ou, pelo menos, marcado para exclusão manual.
O módulo de Gestão de Registros do Alfresco tem noção de política de retenção. Também é de código aberto gratuito.