O título da minha pergunta pode parecer um pouco estranho, mas eu estava pensando se o Exchange 2010 ou 2007 ou qualquer programa que funcionasse em conjunto com o Exchange tivesse capacidade de criar esta estrutura:
- Usuários que têm suas caixas de correio normais conectadas e as utilizam como todos fariam no Outlook 2003/2007/2010.
- Usuários que possuem caixas de correio adicionais (do antigo Exchange 2003) anexadas, mas ocultadas sob demanda do Administrador. Por exemplo, o administrador pode desativá-los facilmente, como se nunca tivessem sido anexados, tornando-os invisíveis para os usuários e todos os outros. Seria bom se essas caixas de correio pudessem ser facilmente removidas do sistema (digamos, em uma unidade externa) por meio de um simples passo e não de um trabalho manual para 100 caixas de correio.
- Usuários sem capacidade de copiar/mover seus e-mails para armazenamento externo (como um arquivo .pst local)?
Vocês têm alguma sugestão sobre isso? Eu estava pensando em usar pastas públicas, mas isso parece um exagero e não é adequado para isso. E por favor não me pergunte por que preciso desse tipo de segurança (não é algo que solicitei).
Editar:
Contexto completo. Agora temos o Exchange 2003, que é usado há mais de 2 anos. Agora tem limite de 2 GB por caixa de correio. Minha gerência teme que algumas pessoas tenham se correspondido (correspondência interna) sobre coisas que não têm permissão para compartilhar entre departamentos. Como não irei mais de 100 caixas de correio e verificarei se tal correspondência ocorreu e excluirei esses e-mails, minha gerência quer que eu encontre uma maneira de excluir (primeiro arquivo em DVD) todos os e-mails anteriores a 31 de março de 2010 (basicamente deixando apenas os últimos 3 meses) em cada caixa de correio. Um começo meio limpo.
Depois de fazer isso, eu seria instruído a entregar as caixas de correio arquivadas aos usuários para que eles pudessem usá-las quando necessário, mas para que os e-mails não estivessem no servidor. Isso realmente acaba com minha idéia de ter um bom servidor Exchange com muito espaço e, portanto, a capacidade dos usuários de trabalhar com histórico (eu uso meus e-mails de histórico o tempo todo) oferece algumas vantagens adicionais.
A ideia de gerenciamento é que, quando eu entrego e-mails arquivados, a maioria das pessoas os usará apenas ocasionalmente ou nunca e será mais difícil de rastrear, mas sei que essa solução explodirá na minha cara algum dia.
Então, eu preferiria arquivar esses e-mails e conectá-los como uma segunda caixa de correio de algum tipo para cada usuário e, sob demanda, eu seria capaz de ligá-lo e desligá-lo.
Quero atualizar para o Exchange 2010 do SBS 2003 com o Exchange 2003 e é algo que convenceria minha gerência a realmente fazer isso. Não precisa ser um recurso interno do Exchange 2010, mas talvez algum tipo de complemento ou algo assim. Eu vi o arquivador GFI Mail, mas não tenho certeza se ele tem essa capacidade.
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Se for um limite único na marca de 3 meses ou mais, você pode conseguir isso usandoexmergirpegar todos os e-mails com mais de 3 meses e despejá-los em um PST para cada usuário. Você pode então fazer backup desses PSTs e disponibilizá-los aos usuários em um compartilhamento de rede (onde você pode adicionar e remover a capacidade de um usuário abrir o PST como desejar) ou fornecer ao usuário uma cópia para carregar localmente. sua máquina (mais rápido e com menos requisitos de espaço de rede, mas você não terá controle sobre quando o usuário pode ou não acessar o PST.
Se você deseja manter um período de retenção constante de 3 meses nos arquivos de e-mail dos usuários, você pode procurar uma solução como MailMarshal ou externamente algo como recursos de arquivamento de e-mail Postini ou Messagelabs. Você pode combinar isso com uma política de e-mail que limpará os arquivos com mais de 3 meses da caixa de correio de todos.
Com todas as opções acima você pode definirsomente leiturapara que os usuários possam interagir com o arquivo, mas não excluam/alterem e-mails antigos.
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Eles realmente precisam ser removidos fisicamente? Eles não apareceriam no catálogo de endereços seria aceitável? Existe uma configuração para "Ocultar das listas de endereços do Exchange". Está na guia "Exchanged Advanced" nas propriedades do usuário. Ele pode ser alternado a critério do administrador. Demora um pouco para sincronizar com o Outlook de todos.
Parece que você está fazendo isso por motivos de segurança, então não sei se é aceitável. Mas se os usuários não conseguirem encontrar as caixas de correio, não saberão que elas existem. Segurança pela obscuridade....