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O problema:
Nosso contador muito simpático, mas distraído, continua negligenciando o pagamento em dia de nossos fornecedores de TI. Ainda na semana passada nosso serviço de internet foi desconectado.
O mesmo pode acontecer com muitas outras contas de missão crítica (registrador de domínio, MX de backup, licença antivírus, serviço HackerSafe (McAfee seguro) e até mesmo um número 800, para citar alguns).
Como administrador de sistema, monitoro meus servidores para ter certeza de que estão conectados à tomada elétrica.
Acredito que também devo monitorar meus serviços para ter certeza de que estão conectados à saída de dinheiro.
Para agravar o problema, quando faltar energia, outra pessoa provavelmente notará e me notificará. Mas se uma conta não for paga, ninguém notará até que o serviço seja perdido.
Perdido como perder nosso nome de domínio, o que causaria muito mais danos do que a falta de energia em nosso servidor.
Soluções possíveis:
Retreinar o contador = pensamento positivo.
Notificar meu gerente = Já tenho (por e-mail). Me protege, não resolve problema.
Contador de incêndio = O que te dá tanta certeza de que o próximo nunca esquecerá?
Conclusão:
Humanos são humanos e, mais cedo ou mais tarde, algo crítico será totalmente bagunçado.
Preciso de um sistema gerenciado centralmente, de cima para baixo, que seja capaz de enviar alertas -Assim como aquele que monitora meu DC, servidor Exchange etc.- sempre que um pagamento crítico estiver vencido. Não me importo se tiver que inserir manualmente os pagamentos (até que os fornecedores de TI comecem a fornecer APIs para isso).
Alguém tem o mesmo problema?
Qual software/solução você usa?
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Qual é o tamanho da sua empresa? Por um lado, se você é grande o suficiente para ter um departamento de contabilidade, ele deve ser profissional e fazer pagamentos devidamente tratados (Ordem de Compra, etc.). Por outro lado, se você for pequeno , você deve ficar de olho em sua própria “contabilidade” para ter certeza de que pagamentos importantes não serão perdidos.
Em nossa pequena empresa (cerca de 120 pessoas), temos que contar com o departamento de contabilidade para pagar algumas coisas, mas contanto que você siga os procedimentos e informe-os sobre os prazos, eles fazem a sua parte. Uma coisa que parece ser diferente para mim e para você é que todas as contas relacionadas a TI chegam para mim para aprovação assim que chegam. Então eu vejo a conta de telefone, as contas de celular, a fatura de conexão à Internet, etc., e se houver algum problema (por exemplo, pagamento anterior não efetuado, fatura atrasada e não houver tempo suficiente para a contabilidade cortar um cheque), eu sei disso e posso facilitar o pagamento.
Além disso, nesta época de pagamentos online, muitas vezes acabo pagando com meu próprio cartão de crédito e sendo reembolsado, e uma grande porcentagem deles é para itens críticos: registro de nomes, pedidos de software de última hora, etc.
Desculpe, a versão resumida é: você não precisa de uma solução técnica, você precisa de uma solução de gerenciamento, e provavelmente deveria começar com todas as contas de TI sendo encaminhadas para você verificar primeiro.
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Se o contador não consegue fazer seu trabalho, não vejo como você pode consertar isso dele. Se eles não conseguem pagar a maldita conta mensal que possuem, como o software vai resolver o problema?
Coloque as contas de TI em seu nome. Agora você é o responsável.
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Estou surpreso que estes sejam processos manuais onde você trabalha. Nunca conheci ninguém que fizesse isso dessa maneira antes. A solução é providenciar que pagamentos regulares sejam feitos por algum tipo de débito direto. Seu contador é então responsável por garantir que os pagamentos corretos sejam debitados nos momentos apropriados, e não por pagá-los. Afinal, é um negócio, não um hobby, então não use metodologias de hobby.
Responder4
Meus $ 0,02 como gerente de comunidade Zenoss.
Se você conseguir acessar o URL para verificar as datas de expiração, geralmente poderá criar um script para verificá-las. Para Zenoss, temos o Monitor de Expiração de Certificado de Domínio/SSL (http://community.zenoss.org/docs/DOC-4551) e vi pessoas verificando scripts de expiração de garantia para hardware Dell, IBM e Apple. Pode ser um bom começo para ver como você o integraria ao seu monitoramento de rede habitual.