☰

Советы и рекомендации по улучшению пользовательского опыта в Microsoft Outlook?

tag-icon • tag-icon windows microsoft-outlook microsoft-outlook-2007
Советы и рекомендации по улучшению пользовательского опыта в Microsoft Outlook?

Я один из тех активных пользователей Microsoft Outlook, в настоящее время работаю над версией 2007 года. Бог знает, что этот инструмент тяжелый и может создавать проблемы. Мне было интересно, что может предложить сообщество Super User, чтобы улучшить опыт использования.

Несколько моих собственных предложений:

  1. Всегда работайте в режиме кэширования (Инструменты-->Настройки учетной записи-->Изменить-->Использовать режим кэширования Exchange)
  2. Используйте возможности локального архивирования Outlook
  3. Используйте RSS-ридер Outlook — он прост и обеспечивает автономный доступ к вашим каналам.
  4. Если у вас есть подписки по электронной почте на журналы, блоги и т. д., создайте подкаталог для их хранения и правило для автоматического перемещения их туда по мере поступления (одно правило на подписку, в зависимости от адреса электронной почты отправителя).

Вы также можете поделиться предложениями, требующими настройки сервера Exchange, чтобы те из нас, кто может, могли донести их до своих ИТ-менеджеров.

Каковы ваши предложения?

PS: «Использовать Gmail» — недопустимый ответ, некоторые из нас не контролируют, какую систему электронной почты мы используем...

решение1

Я использую отложенную отправку писем. Вы просто создаете новое правило, которое откладывает отправку писем на указанное количество минут.

решение2

У меня есть правило «ноль входящих». Когда я читаю письмо, я перемещаю его в другую папку, чтобы все в папке «Входящие» было новым и/или требующим действий. Если это требует действий, я обычно выполняю действие и быстро сохраняю письмо в папке «Входящие», чтобы максимально сохранить папку «Входящие».

Вот мой базовый макрос. Он перемещает выбранные сообщения в панели сообщений или текущее открытое сообщение в папку «Входящие» PST-файла «Архив личных папок». Вам придется изменить имя PST-файла и папку, если у вас они другие. Я создаю кнопки макроса на главной панели инструментов Outlook и на панели инструментов окна чтения сообщений. Лучше всего, если выподпишите свои макросытакже.

Sub MoveSelectedMessagesToArchiveInbox()
    On Error Resume Next
    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objNS.Folders("Archive Personal Folders").Folders("Inbox")

    'Assume this is a mail folder
    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    Select Case TypeName(Outlook.Application.ActiveWindow)
        Case "Explorer"
            If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
                'Require that this procedure be called only when a message is selected
                Exit Sub
            End If

            For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
            Next
        Case "Inspector"
            Set objItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
        Case Else
            ' Do Nothing
    End Select

    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing
End Sub

решение3

Щелкните правой кнопкой мыши по иконке Outlook в системном трее и выберите "Скрыть при сворачивании". Больше места для других приложений на панели задач всегда приветствуется :)

решение4

Мне нравится возможность открывать несколько окон Outlook, например одно для электронной почты, одно для задач или календарей, когда я работаю над ними вместе. Щелкните правой кнопкой мыши по элементу в панели навигации:

Панель навигации Outlook

Выберите «Открыть в новом окне». Я был уверен, что для этого есть сочетание клавиш, но я не могу заставить его работать с помощью мышечной памяти или найти его в Интернете или в официальном полном списке сочетаний клавиш!

В качестве альтернативы можно использовать одно окно, но использовать сочетания клавиш для перемещения между календарем, контактами, электронной почтой и т. д.:

ctrl+1 Переключиться на почту.
ctrl+2 Переключиться на календарь.
ctrl+3 Переключиться на контакты.
ctrl+4 Переключиться на задачи.
ctrl+5 Переключиться на заметки.
ctrl+6 Переключиться на список папок в панели навигации.
ctrl+7 Переключиться на ярлыки.

В целом, я обнаружил, что очень полезно выучить некоторые сочетания клавиш для операций, которые я использую чаще всего, — это экономит значительное количество времени, если суммировать его за день или неделю, поскольку я провожу много времени в Outlook. Очень полный списокздесь

а такжездесь

Связанный контент