Информация из файла Excel передается через формулу LOOKUP

Question

В Excel у меня есть VLOOKUP для общего диска, к которому имеют доступ только 3 человека. Но другие люди, у которых нет доступа к общему диску, также могут получить доступ к этим данным

Например:

Я ввожу ID и вижу имя и другую конфиденциальную информацию. Имя и другая конфиденциальная информация берутся из файла, который хранится на общем диске, который могут читать только три (3) пользователя.
Но когда я пересылаю этот файл кому-то другому, у кого нет доступа к этому общему диску, они могут ввести ID и получить конфиденциальную информацию.

Я бы хотел, чтобы этого не произошло. Что может быть не так?

Answer 1

Я собираюсь дать ответ для Excel 2010, поскольку вы не указали версию, но аналогичный процесс аналогичен по крайней мере для версий 2003-2013, хотя то, какие элементы вы на самом деле нажимаете, может находиться в разных местах.

Вот краткий ответ: используйте запрос, чтобы извлечь все данные из личного файла, и настройте его так, чтобы данные не сохранялись, чтобы приходилось каждый раз выполнять повторный запрос.

Вот процесс:

1. В вашем публичном файле создайте новый рабочий лист.
2. На ленте «Данные» щелкните From Other Sourcesраскрывающийся список слева, а затем щелкнитеFrom Microsoft Query
3. Вам будет предложено выбрать источник данных, выберите его Excel Filesи нажмите «ОК».
4. Найдите приватный файл, выберите его и нажмите «ОК» (да, MSQuery использует безумно старое диалоговое окно, поэтому может быть неудобно пытаться найти ваш файл).
5. Выберите рабочий лист, содержащий данные, которые вы хотите перенести (если это несколько рабочих листов, повторите этот процесс для каждого из них).
6. Завершите настройку запроса и верните данные в MS Excel (в основном это просто нажатие «Далее» и «ОК»)
7. В вашем общем файле должна быть таблица данных, содержащая все данные из листа, который вы выбрали в личном файле.
8. Щелкните правой кнопкой мыши где-нибудь в этой таблице, затем щелкните Tableи затемExternal Data Properties
9. Щелкните значок справа от Nameполя в диалоговом окне (выглядит как рука, держащая лист бумаги), чтобы открытьConnection Properties
10. На Usageвкладке, которая должна быть там, где уже есть, отметьте галочкой флажок с надписью Refresh data when opening this fileи флажок с надписью Remove data from the external data range before saving the workbook.
11. Перепишите все свои формулы так, чтобы они ссылались на эти данные, а не на фактический закрытый файл.

По сути, это стирает все данные всякий раз, когда файл сохраняется и закрывается. Он пытается обновить данные при открытии файла, но только те, у кого есть доступ к закрытому файлу, могут получить к нему доступ.

Единственным недостатком является то, что теперь вам придется иметь дело с сообщениями об ошибках для людей, у которых нет доступа к файлу. (У меня сейчас нет ответа на этот вопрос, кроме как сказать людям, чтобы они нажимали «Отмена», когда он появляется.)