Рекомендация по решению для управления документами

Question

Наш поставщик программного обеспечения только что сообщил нам, что созданная ими система управления документами больше не находится в разработке и не будет поддерживаться в будущем. Поэтому мы рассматриваем новые системы управления документами. Требования:

1. Множественные входные векторы, мы получаем документы по электронной почте, факсу, сканированию и из исходного приложения
2. Возможность редактировать или скрывать данные. Клиенты могут отправить заказ по факсу с данными CC, мы хотим прикрепить изображение бланка заказа к записи заказа, но данные CC должны быть защищены. То же самое с налоговыми идентификаторами. Некоторые пользователи должны иметь возможность видеть отредактированные данные, но доступ должен быть зарегистрирован.
3. Контроль версий документов. Мы хотели бы, чтобы отдел разработки и маркетинга продуктов мог отслеживать различные версии документов, например, дизайны упаковки, но при этом гарантировать, что у пользователей будет последняя утвержденная версия.
4. Интеграция с AD, моим пользователям не нужен еще один пароль.
5. Возможность интеграции с другими приложениями. Наша текущая система предлагает функциональные клавиши в системе ввода заказов, которые запускают приложение просмотра и открывают нужный документ.
6. Возможность массового импорта. У нас есть полтерабайта существующих документов в старой системе, которые мы хотели бы импортировать.
7. Политика хранения. Мне бы хотелось, чтобы система соответствовала корпоративной политике хранения, чтобы при достижении определенного возраста документ определенного типа удалялся или, по крайней мере, помечался для ручного удаления.

Мы являемся магазином Windows Server и HP-UX.

Есть ли у кого-нибудь опыт работы с системами управления документами, которым они хотели бы поделиться?

Спасибо.

Answer 1

Думали ли вы об использовании онлайн-платформы управления документами Software as a Service, которая предоставит все необходимые вам функции и возможности? С решением SaaS вы устраняете необходимость покупать серверы, программное обеспечение, хранилище и необходимость делать резервные копии, исправления или обновления. Они предоставляются поставщиком с гарантированным соглашением об уровне обслуживания.

Кроме того, с выбором оплаты по подписке это позволяет клиенту получить доступность решения, которое обеспечивает немедленную окупаемость инвестиций. Вы можете зарегистрироваться и начать работу в течение пары часов. Поставщики зависят от вашей подписки, поэтому их обслуживание клиентов всегда должно превосходить ожидания. Если вы заинтересованы в решении такого типа, не стесняйтесь посетить www.docuvantage.com

С уважением,

Answer 2

Я бы рекомендовал Alfresco. Это бесплатное программное обеспечение с открытым исходным кодом, и есть поддержка Enterprise, если она вам нужна.

1. Множественные входные векторы, мы получаем документы по электронной почте, факсу, сканированию и из исходного приложения

ОК. Существует множество интерфейсов ввода, включая электронную почту, CIFS и т. д.

2. Возможность редактировать или скрывать данные. Клиенты могут отправить заказ по факсу с данными CC, мы хотим прикрепить изображение бланка заказа к записи заказа, но данные CC должны быть защищены. То же самое с налоговыми идентификаторами. Некоторые пользователи должны иметь возможность видеть отредактированные данные

Вы имеете в виду манипуляции с изображениями? Это потребует небольшой индивидуальной разработки. Alfresco позволяет писать скрипты и выполнять сложные манипуляции с использованием различных преобразователей, таких как ImageMagick, так что я думаю, это не будет слишком сложно.

доступ должен регистрироваться.

ОК. Аудит доступен, так что вы можете видеть, кто к чему получал доступ.

3. Контроль версий документов. Мы хотели бы, чтобы отдел разработки и маркетинга продуктов мог отслеживать различные версии документов, например, дизайны упаковки, но при этом гарантировать, что у пользователей будет последняя утвержденная версия.

OK. Alfresco имеет полный контроль версий. Он не включен по умолчанию, но вы можете его активировать.

4. Интеграция с AD, моим пользователям не нужен еще один пароль.

ОК. Синхронизируется из AD по протоколу LDAP.

5. Возможность интеграции с другими приложениями. Наша текущая система предлагает функциональные клавиши в системе ввода заказов, которые запускают приложение просмотра и открывают нужный документ.

ОК. Alfresco реализует множество API интеграции, таких как JCR или CMIS.

6. Возможность массового импорта. У нас есть полтерабайта существующих документов в старой системе, которые мы хотели бы импортировать.

OK. Пользователи могут перетаскивать документы на общий ресурс Windows, используя проводник Windows. Это типичный способ импорта терабайт данных.

7. Политика хранения. Мне бы хотелось, чтобы система соответствовала корпоративной политике хранения, чтобы при достижении определенного возраста документ определенного типа удалялся или, по крайней мере, помечался для ручного удаления.

Модуль управления записями Alfresco имеет понятие политики хранения. Он также бесплатный с открытым исходным кодом.