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Microsoft Outlook 改善使用者體驗的提示和技巧？

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Microsoft Outlook 改善使用者體驗的提示和技巧？

我是 Microsoft Outlook 的重度使用者之一，目前正在使用 2007 年版本。天知道這個工具很重並且可能會帶來問題。我想知道超級用戶群必須提出什麼建議才能改善使用體驗。

我自己的幾個建議：

  1. 始終在快取模式下工作（工具-->帳戶設定-->更改-->使用快取 Exchange 模式）
  2. 使用 Outlook 的本機存檔功能
  3. 使用 Outlook 的 RSS 閱讀器 - 它很簡單，並且允許離線存取您的提要
  4. 如果您有雜誌、部落格等的電子郵件訂閱- 建立一個子目錄來保存它們，並建立一個規則，以便在它們到達時自動將它們移動到那裡（每個訂閱一條規則，基於寄件者電子郵件。 ）

您也可以分享需要設定 Exchange Server 的建議，以便我們可以將這些建議提交給 IT 經理的人。

您有什麼建議？

PS：「使用 Gmail」不是一個可接受的答案，我們中的一些人無法控制我們使用的電子郵件系統...

答案1

我使用延遲發送郵件。您只需建立一條新規則，將郵件發送延遲指定的分鐘數。

答案2

我有一個零收件匣規則。當我閱讀電子郵件時，我將其移動到另一個資料夾，以便收件匣中的所有內容都是新的和/或可操作的。如果可以採取行動，我通常會執行該行動並快速歸檔電子郵件，以盡可能保持收件匣為空。

這是我的基本宏。它將訊息窗格中選定的訊息或目前開啟的訊息移至「存檔個人資料夾」PST 檔案的「收件匣」資料夾。如果您的 PST 檔案名稱和資料夾不同，​​則必須變更。我在 Outlook 主工具列和「閱讀訊息視窗」工具列上建立巨集按鈕。最好如果你簽署你的宏以及。

Sub MoveSelectedMessagesToArchiveInbox()
    On Error Resume Next
    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objNS.Folders("Archive Personal Folders").Folders("Inbox")

    'Assume this is a mail folder
    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    Select Case TypeName(Outlook.Application.ActiveWindow)
        Case "Explorer"
            If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
                'Require that this procedure be called only when a message is selected
                Exit Sub
            End If

            For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
            Next
        Case "Inspector"
            Set objItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
        Case Else
            ' Do Nothing
    End Select

    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing
End Sub

答案3

右鍵單擊 Outlook 系統托盤圖標，然後選擇“最小化時隱藏”。工作列上為其他應用程式提供更多空間總是受歡迎的:)

答案4

我喜歡開啟多個 Outlook 視窗的功能，例如，當我一起處理這些視窗時，一個用於電子郵件，另一個用於任務或行事曆。右鍵點選導覽窗格中的項目：

Outlook 導覽窗格

選擇“在新視窗中開啟”。我確信有一個鍵盤快捷鍵可以實現這一點，但我無法透過肌肉記憶讓它發揮作用，也無法在網路或官方完整鍵盤快捷鍵清單中找到它！

或者，堅持使用一個窗口，但使用鍵盤快捷鍵在日曆、聯絡人、電子郵件等之間移動：

ctrl+1 切換到郵件。
ctrl+2 切換到日曆。
ctrl+3 切換到聯絡人。
ctrl+4 切換到任務。
ctrl+5 切換到註解。
ctrl+6 切換到導覽窗格中的資料夾清單。
ctrl+7 切換到捷徑。

更一般地說，我發現非常有用的是學習一些我最常使用的操作的鍵盤快捷鍵 - 當一天或一周加起來時，這可以節省大量時間，因為我花了很多時間在外表。非常完整的清單這裡

並且這裡

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