背景：
我們使用的是 Microsoft Office Outlook 2010，透過 POP3 與 Gmail 帳戶連結。
在公司環境中，電子郵件的大小每天都在增加，在我的工作中，有些人的 Outlook 有 40GB！
獨立於備份程序（GIT、BUP、Bacula 等），當二進位檔案變更時，必須再次完全複製檔案。
Outlook 具有「歸檔」郵件的功能，它可以設定為每 x 天執行一次，並歸檔早於特定時間的郵件。歸檔此功能的幫助是主 pst 的大小可以很小，但是當執行歸檔時，相關的 pst 發生更改（archive.pst）並且主 pst 的大小被轉換為 archive.pst，問題仍然存在。
如何將 Outlook 設定為拆分為多個 PST，並在小 PST 檔案中進行變更以獲得最佳備份？
透過實例在Outlook中實作Apache HTTPD Server的日誌樣式：access_log access_log.1 access_log.2 access_log.3 access_log.4
答案1
除了將郵件從 Exchange 伺服器或主收件匣中取出但僅儲存到單一存檔檔案的「常規」自動存檔之外，我還按日期進行手動存檔（檔案 > 存檔），例如每三個月一次 PST。這些將根本不會改變，如果不需要，我甚至可以避免打開舊的 PST。您可以為此編寫一個巨集，因為 Outlook 2007 或 2010 中沒有內建功能可以執行此操作。
看這篇 Microsoft 支援文章（同樣適用於 Outlook 2010）：
Outlook 沒有將一個 .pst 檔案分割為多個 .pst 檔案的內建功能。因此，您必須使用下列步驟之一來拆分大型 .pst 檔案：
- 使用檔案將項目移至新的 .pst 檔案的功能
- 為此，請依照下列步驟操作： 在 Outlook 中，在導覽窗格中選擇您的 .pst 檔案。上文件選單，如果使用 2007，請按一下檔案;如果使用 2010 單擊清理工具， 然後檔案...。在裡面檔案對話框中，按一下以選擇存檔此資料夾及其所有子資料夾複選框，然後按一下清單中的資料夾。在裡面存檔項目早於下拉框中，按一下日期。點選瀏覽，指定新 .pst 檔案的路徑和檔名，然後按一下好的。
筆記新的 .pst 檔案顯示在郵件資料夾列為 存檔資料夾。如果要變更此 .pst 檔案的顯示名稱，請依照下列步驟操作： 以滑鼠右鍵按一下存檔資料夾，然後按一下 特性。在裡面存檔資料夾屬性對話框中，按一下 先進的。在裡面個人資料夾對話方塊中，輸入新的顯示名稱姓名盒子。點選好的兩次返回 Outlook。
- 使用移到資料夾將項目移至新的 .pst 檔案的功能。
- 為此，請按照下列步驟操作：文件選單，指向新的，然後按一下 Outlook 資料檔案。在裡面新的 Outlook 資料文件對話框中，按一下 Office Outlook 個人資料夾文件(.pst)，然後按一下好的。指定新 .pst 檔案的路徑和檔案名稱。在裡面建立 Microsoft 個人資料夾對話方塊中，指定 .pst 檔案的顯示名稱姓名盒子。這是 Outlook 在郵件資料夾列表。在包含要移動到新 .pst 檔案的項目的資料夾中，按一下要移動的一個或多個項目。上編輯選單，點擊移到資料夾。在裡面移動物品對話框中，按一下新的。在裡面建立新資料夾對話方塊中，輸入新資料夾的名稱姓名盒子。在下面選擇放置資料夾的位置，按一下新的 .pst 文件，然後按一下好的。在裡面移動物品在對話方塊中，確保選擇新 .pst 檔案中的新資料夾，然後按一下好的。
答案2
我建議您以 maildir 格式備份電子郵件（每個訊息都有一個單獨的檔案）。
為什麼是單一文件：
- 它們很容易移動、複製和同步。
- 您只需備份新訊息即可。
- 與將檔案儲存在大型整體檔案（mbox、pst、db、dbx）中相比，檔案損壞的可能性很小
- 您可以僅使用 Windows 資源管理器來管理它們
訊息提取可以從 Outlook 匯出郵件並將其儲存為具有可選 ZIP 壓縮的單一檔案。如果需要，您可以將這些已儲存的檔案匯出回 Outlook 或其他電子郵件用戶端。
http://www.maildev.com/msgextract/
（免責聲明，我是 MsgExtract 的作者）