答案1
角色定位的主要原因是人們換工作。
更改郵件伺服器別名（使reception@或sales@指向新員工或團隊的郵件清單）比聯繫每個曾經收到該位址並要求他們更改通訊錄的客戶要容易得多。
為了清楚起見添加：
從業務角度來看，客戶希望確保他們始終可以與某人聯繫來幫助他們，但在適當的時候可以聯繫特定的員工進行客戶/帳戶管理或更高級別的支援/銷售。
為了實現這一目標，我的建議是同時使用這兩種技術；工作人員應該擁有個人化/命名帳戶，並成為其部門、角色或分支機構的別名或郵件/分發清單的成員——無論何種描述都有意義。
給予或使用什麼地址將成為預期跟進/個人聯繫/所需歷史知識、員工流動率以及客戶請求的「一般」程度的業務決策（例如，任何幫助台工作人員都可以執行密碼重設）
對於一線面向客戶的角色、人員流動率高的部門或任何員工都可以完成請求的部門，可以向客戶提供該部門的別名（support@、sales@、reception@），保證該部門的人員能夠收到他們的郵件並能夠照顧他們。當員工離開或改變角色時，就需要更改別名或郵件清單訂閱。
對於具有高水準個人聯繫、歷史知識或工作只能由特定員工執行的角色，可以使用指定帳戶進行聯繫。我建議也應該向客戶提供別名地址，這樣當員工離開公司或休假時，他們就不會被冷落。
答案2
這絕對取決於上下文 - 命名帳戶應該用於人們想要與該人通信的情況具體來說（例如「將此文件發送給帳戶中的約翰」），而角色帳戶在您不關心的情況下非常有用世界衛生組織目前正在做這項工作，只是他們收到您的訊息（例如「通知接待處我正在等待訪客」）。
您甚至可能有一些擁有個人帳戶並負責或有權訪問角色帳戶的人員- 例如幫助台工作人員：客戶可能最初向“helpdesk@....”發送電子郵件，然後收到“ann.other”的回覆@...'.我們公司就是這樣做的，而且對我們來說效果很好。
答案3
我通常會用角色名稱建立分發群組，並將相關人員放入群組中，如果只有一個人，我無論如何都會這樣做，所以每個人總是有一個電子郵件地址，每個角色至少有一個電子郵件地址。
答案4
開發電子郵件別名是有原因的。當人們改變角色時，它們會讓事情變得更容易。
對於某些角色？例如。 「接待處」、「聯絡人」、「幫助台」、「管理員」？
RFC 2142給出了任何網域都應該合理預期的電子郵件地址清單。