文件管理解決方案推薦

Question

我們的軟體供應商剛剛通知我們，他們編寫的自訂文件管理系統已不再開發，並且將來不會受到支援。因此，我們正在尋找新的文件管理系統。要求：

1. 多個輸入向量，我們透過電子郵件、傳真、掃描和原始應用程式接收文檔
2. 能夠編輯或隱藏資料。客戶可以傳真帶有CC資料的訂單，我們希望將訂單表格的圖像與訂單記錄一起附加，但CC資料需要受到保護。與稅號相同。某些用戶應該能夠看到經過編輯的數據，但訪問應該被記錄。
3. 文件的版本控制。我們希望產品開發和行銷部門能夠追蹤包裝設計等文件的各種版本，但確保用戶擁有最新批准的版本。
4. AD 集成，我的用戶不需要另一個密碼。
5. 能夠整合到其他應用程式。我們目前的系統在訂單輸入系統中提供功能鍵，這將產生檢視器應用程式並開啟正確的文件。
6. 批次匯入工具，我們在舊系統中有半 TB 的現有文件想要匯入。
7. 保留政策。我想要一種方法讓系統遵守公司保留策略，以便當某種類型的文件達到一定期限時，它會被刪除，或至少標記為手動刪除。

我們是 Windows Server 和 HP-UX 商店。

有人想分享一些使用文件管理系統的經驗嗎？

謝謝。

Answer 1

您是否考慮過使用軟體即服務線上文件管理平台來提供您所需的所有特性和功能？使用 SaaS 解決方案，您無需購買伺服器、軟體、存儲，也無需進行備份、修補或升級。這些由供應商提供並具有保證的服務等級協定。

此外，透過訂閱付款選擇，客戶可以負擔得起可立即獲得投資回報的解決方案。您可以在幾個小時內註冊並啟動並運行。供應商依賴您的訂閱，因此他們的客戶服務必須始終超出預期。如果您對此類解決方案感興趣，請隨時造訪 www.docuvantage.com

問候，

Answer 2

我會推薦露天。它是免費的開源軟體，如果您需要的話，可以提供企業支援。

1. 多個輸入向量，我們透過電子郵件、傳真、掃描和原始應用程式接收文檔

好的。輸入介面有很多，包括電子郵件、CIFS等。

2. 能夠編輯或隱藏資料。客戶可以傳真帶有CC資料的訂單，我們希望將訂單表格的圖像與訂單記錄一起附加，但CC資料需要受到保護。與稅號相同。某些用戶應該能夠看到經過編輯的數據

你的意思是處理影像嗎？這需要一些客製化開發。 Alfresco 允許使用各種轉換器（例如 ImageMagick）進行腳本編寫和複雜操作，所以我想這不會太困難。

應記錄訪問。

好的。可以進行審核，因此您可以查看誰存取了哪些內容。

3. 文件的版本控制。我們希望產品開發和行銷部門能夠追蹤包裝設計等文件的各種版本，但確保用戶擁有最新批准的版本。

好的。 Alfresco 具有完整的版本控制。預設未啟用它，但您可以啟動它。

4. AD 集成，我的用戶不需要另一個密碼。

好的。使用 LDAP 協定從 AD 同步。

5. 能夠整合到其他應用程式。我們目前的系統在訂單輸入系統中提供功能鍵，這將產生檢視器應用程式並開啟正確的文件。

好的。 Alfresco 實作了許多整合 API，例如 JCR 或 CMIS。

6. 批次匯入工具，我們在舊系統中有半 TB 的現有文件想要匯入。

好的。使用者可以使用 Windows 資源管理器將文件拖放到 Windows 共用上。這是導入 TB 資料的典型方式。

7. 保留政策。我想要一種方法讓系統遵守公司保留策略，以便當某種類型的文件達到一定期限時，它會被刪除，或至少標記為手動刪除。

Alfresco 的記錄管理模組有一個保留策略的概念。它也是免費開源的。