Información del archivo Excel compartida a través de la fórmula BUSCAR

Question

En Excel, tengo una búsqueda en V de una unidad compartida a la que solo tienen acceso 3 personas. Pero otras personas que no tienen acceso a la unidad compartida también pueden acceder a estos datos.

Por ejemplo:

Escribo la identificación y veo el nombre y otra información confidencial. El nombre y otra información confidencial provienen de un archivo que se almacena en una unidad compartida que solo pueden leer tres (3) usuarios.
Pero cuando reenvío este archivo a otra persona que no tiene acceso a esta unidad compartida, puede ingresar la identificación y obtener la información confidencial.

Me gustaría evitar que esto suceda, ¿qué podría estar mal?

Answer 1

Voy a dar una respuesta para Excel 2010 porque no especificaste una versión, pero un proceso similar es similar al menos en 2003-2013, aunque las cosas en las que realmente haces clic pueden estar en diferentes lugares.

Aquí está la respuesta corta: use una consulta para extraer todos los datos del archivo privado y configúrelo para que no guarde los datos, de modo que tenga que volver a consultarlos cada vez.

Aquí está el proceso:

1. En su archivo público, cree una nueva hoja de trabajo.
2. En la cinta Datos, haga clic en el From Other Sourcesmenú desplegable en el extremo izquierdo y luego haga clic enFrom Microsoft Query
3. Le pedirá que elija una fuente de datos, así que selecciónela Excel Filesy haga clic en Aceptar.
4. Busque el archivo privado, selecciónelo y haga clic en Aceptar (Sí, MSQuery usa un cuadro de diálogo increíblemente antiguo, por lo que puede resultar incómodo intentar encontrar su archivo).
5. Seleccione la hoja de trabajo que contiene los datos que desea incorporar (si es más de una hoja de trabajo, repita este proceso para cada una)
6. Termine la configuración de la consulta y devuelva los datos a MS Excel (principalmente simplemente haga clic en Siguiente y Aceptar)
7. Deberías tener una tabla de datos en tu archivo compartido que tenga todos los datos de la hoja que elegiste en el archivo privado.
8. Haga clic derecho en algún lugar dentro de esa tabla, haga clic Tabley luegoExternal Data Properties
9. Haga clic en el icono a la derecha del Namecampo en el cuadro de diálogo (parece una mano sosteniendo una hoja de papel) para abrir elConnection Properties
10. En la Usagepestaña -que debería estar donde ya están- marca la casilla etiquetada Refresh data when opening this filey la etiquetada Remove data from the external data range before saving the workbook.
11. Vuelva a escribir todas sus fórmulas para hacer referencia a estos datos en lugar del archivo privado real.

Efectivamente, esto borra todos los datos cada vez que se guarda y cierra el archivo. Intenta actualizar los datos cuando se abre el archivo, pero sólo aquellos con acceso al archivo privado pueden acceder a él.

El único inconveniente es que ahora tienes que lidiar con los mensajes de error para las personas que no tienen acceso al archivo. (No tengo una respuesta para eso en este momento, aparte de decirle a la gente que haga clic en Cancelar cuando aparezca).