Informações do arquivo Excel compartilhadas pela fórmula LOOKUP

Question

No Excel, tenho um Vlookup para um drive compartilhado ao qual apenas 3 pessoas têm acesso. Mas outras pessoas que não têm acesso ao drive compartilhado também conseguem acessar esses dados

Por exemplo:

Digito o ID e vejo o nome e outras informações confidenciais. O nome e outras informações confidenciais vêm de um arquivo armazenado em uma unidade compartilhada que pode ser lida apenas por três (3) usuários.
Mas quando eu encaminho esse arquivo para outra pessoa que não tem acesso a essa unidade compartilhada, ela consegue inserir o ID e obter as informações confidenciais.

Eu gostaria de impedir que isso acontecesse, o que poderia estar errado?

Answer 1

Vou dar uma resposta para o Excel 2010 porque você não especificou uma versão, mas um processo semelhante é semelhante em pelo menos 2003-2013, embora as coisas em que você realmente clica possam estar em lugares diferentes.

Aqui está a resposta curta: use uma consulta para obter todos os dados do arquivo privado e configure-o para não salvar os dados, de modo que seja necessário consultar novamente todas as vezes.

Aqui está o processo:

1. No seu arquivo público, crie uma nova planilha
2. Na faixa de dados, clique no From Other Sourcesmenu suspenso na extremidade esquerda e clique emFrom Microsoft Query
3. Será solicitado que você escolha uma fonte de dados, então selecione Excel Filese clique em OK
4. Navegue até o arquivo privado, selecione-o e clique em OK (Sim, o MSQuery usa uma caixa de diálogo incrivelmente antiga, por isso pode parecer estranho tentar encontrar seu arquivo).
5. Selecione a planilha que contém os dados que você deseja trazer (se for mais de uma planilha, repita este processo para cada uma)
6. Conclua a configuração da consulta e retorne os dados para o MS Excel (basta clicar em Avançar e OK)
7. Você deve ter uma tabela de dados em seu arquivo compartilhado que contenha todos os dados da planilha escolhida no arquivo privado.
8. Clique com o botão direito em algum lugar dessa tabela e clique Tablee depoisExternal Data Properties
9. Clique no ícone à direita do Namecampo na caixa de diálogo (parece uma mão segurando uma folha de papel) para abrir oConnection Properties
10. Na Usageaba - que deve estar onde já estão - marque a caixa rotulada Refresh data when opening this filee aquela rotulada Remove data from the external data range before saving the workbook.
11. Reescreva todas as suas fórmulas para fazer referência a esses dados em vez do arquivo privado real.

Efetivamente, isso apaga todos os dados sempre que o arquivo é salvo e fechado. Ele tenta atualizar os dados quando o arquivo é aberto, mas somente aqueles com acesso ao arquivo privado podem realmente acessá-lo.

A única desvantagem é que agora você terá que lidar com as mensagens de erro das pessoas que não têm acesso ao arquivo. (Não tenho uma resposta para essa pergunta no momento, além de dizer às pessoas para clicarem em Cancelar quando ele aparecer.)