Eu fazia parte de uma pequena empresa e às vezes tínhamos que desligar nosso servidor Exchange para realizar manutenção. A maioria dos e-mails durante o tempo de inatividade seria reenviada em tempo hábil, mas às vezes e-mails importantes demoravam dias para serem reenviados.
Existe uma maneira de outro servidor aceitar o e-mail recebido e repassá-lo após o término da janela de manutenção?
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Absolutamente. Você está procurando um serviço MX (troca de correio) secundário. Existem diversas empresas que prestam esse serviço. Eu gosto do serviço "Backup MX" do DynDNS.com, mas existem muitas empresas que podem fornecer esse serviço.
Você mesmo poderia fornecer esse serviço com um servidor de e-mail secundário no local, mas se não tiver conectividade redundante com a Internet em seu escritório, provavelmente fará sentido obter esse serviço de terceiros de qualquer maneira (para que seu e-mail não "não vá a lugar nenhum" se sua conexão com a Internet falhar).
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O que você pode fazer é fornecer um registro MX de backup apontando para algum servidor smtp front-end (eu costumava fazer isso com uma caixa Linux com exim) que está configurado para reenviar seu e-mail para o servidor Exchange, ou - por que não - ter isso caixa na frente permanentemente (como seu servidor SMTP público). Os servidores mais leves realmente servem, então essa solução deve estar ao alcance de qualquer tipo de organização.
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Ter um registro MX e um servidor de backup é a maneira de lidar com isso. Outros comentários sobre este tópico cobrem isso bem. Uma coisa que descobrimos é que você precisa ter a mesma qualidade de verificador de spam na frente do seu servidor MX de backup, já que os spammers freqüentemente usam especificamente servidores MX de backup sob a suposição de que seu anti-spam não é tão eficaz.
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Como já foi dito, a parte fácil da resposta é um ponteiro MX secundário. As partes difíceis geralmente são quantos (depende) e onde hospedar quaisquer servidores SMTP secundários.
Se você estiver localizado em uma área propensa a interrupções na Internet ou se seu provedor de hospedagem estiver propenso a interrupções (ainda acontece), organizar uma hospedagem SMTP secundária em um local estável é "uma boa coisa a fazer".
Se você tiver apenas um link de Internet, então mover sua cadeia de provedores para o provedor mais estável (geralmente seu provedor de serviços) seria a melhor ação. Isso também permite armazenar e encaminhar e-mails quando seu site estiver offline devido a problemas fora do seu controle (natureza, serviços públicos, construção, etc.). A disponibilidade e o custo variam de acordo com o provedor, mas o serviço geralmente é um item negociável.
Se o host SMTP secundário estiver configurado para aceitar todos os e-mails e encaminhá-los apenas para você, a questão da verificação de SPAM e vírus se tornará um ponto único, mas isso raramente é o caso e você precisaria ter isso como parte de seu contrato secundário. seu domínio não foi sinalizado como promocional devido à inação.
Vários provedores de Internet permitem um conjunto muito mais interessante de soluções para esta questão.